# SmartFiles — tam içerik Bu dosya, https://dblinx.net/en/smartfiles adresindeki tanıtım sayfalarının tamamının düz metin hâlidir ve sayfalardan otomatik üretilir. Kısa özet ve ürünün sınırları için: https://dblinx.net/en/smartfiles/llms.txt Geliştirici: Digital Bridge Teknoloji LTD. ŞTİ. Ürün ailesi: Smart360 (SmartMail, SmartFiles, SmartOperator, SmartPass) Üretim tarihi: 2026-10-28 Ürün adları bitişik yazılır: SmartFiles, SmartMail, SmartID, Smart360. --- # Ana sayfa Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/ Açıklama: SmartFiles dosyaları departman alanlarında toplar, sürüm geçmişini saklar, yetkiyi alan bazında verir ve belgeleri yapay zekâ ile analiz eder. SmartFiles · belge yönetimi ## Belgeler doğru kişide, doğru sürümde Departman alanları, sekiz yetki ve otomatik özet. Satın al Demoyu deneyin - Alan başına sekiz yetki - Yüklemede otomatik özet - Üzerine yazma yok, sürüm var smartfiles.com.tr Teklif-2026-Q4.pdf Teklif-2026-Q4.pdf yükleniyor Özet hazır: 14 kalem, 60 gün vade 8bağımsız yetki başlığı 15yapay zekânın okuduğu dosya biçimi 4 bölümher yüklemede belge raporu 1 GBtek dosya üst sınırı Ürün turu ### Ürünü kendi ekranlarıyla görün Kısa turDosyalar, ayrıntı ve özet Yetki matrisiKişi ve departman × sekiz yetki Ayrıntılı listeKim, ne zaman, kaçıncı sürüm Ayrıntı paneliÖzet, yetkiler, sürümler smartfiles.com.tr - Gerçek demo ekranı - Örnek veri, müşteri verisi yok - Demoyu kendiniz deneyin Depo alanları - Yükleme açık, silme kapalı olabilir - Departmana verilen yetki üyelerine geçer - Yetki anında geçerli olur Dosyalar - Klasör boyutu ve dosya sayısı yazar - Sürüm sütunu her satırda - Sağ tık menüsüyle tüm işlemler Belge ayrıntısı - Dört bölümlü yapay zekâ raporu - Not, görev ve bağlı belgeler - Bu alandaki yetkileriniz Alanlar ve yetki ### Her departman kendi alanında Okumadan silmeye sekiz yetki, kişiye ya da departmana ayrı verilir. - Departman değişince erişim değişir - Kısıtlı klasör yalnız seçilenlere görünür - Yetkisiz alan listede hiç görünmez Genel alanıOkumaYüklemeDüzenlemeSilmeYapay zekâSürüm geçmişiNotlarKlasör Finans & Muhasebedepartman Proje Dosyalarıdepartman Selin Karakişi Deniz Aydınkişi Yapay zekâ ### Kırk sayfayı açmadan anlayın Her belge rapora dönüşür; belgeye soru sorulur. - Yanıt yalnız görebildiğiniz dosyalardan - Taranmış PDF'ler de okunur - Tavan dolsa da dosyalar açık kalır Fesih bildirimi ne zaman? Süre bitiminden 30 gün önce. Kaynak: Hizmet Sözleşmesi 2026.docx Sürüm ve koruma ### Hiçbir dosyanın üzerine yazılmaz Aynı adlı belge yeni sürüm olur, silinen çöpte bekler. - Sürümler satır satır karşılaştırılır - Yasal saklama kilidi: silinemez - Klasörler içindekilerle geri gelir Hizmet Sözleşmesi 2026.docx4 sürüm v4 · etkinv3 · 2 günv2 · 1 hfv1 · 3 hf 124.1 Sözleşme süresi 12 aydır. 134.2 Fesih bildirimi 15 gün önce yapılır. 134.2 Fesih bildirimi 30 gün önce yapılır. 144.3 Ödeme vadesi fatura tarihinden 15 gündür. Yasal saklama kilidi: silinemez, taşınamaz Dışarıyla paylaşım ### Hesap açtırmadan belge alışverişi Yönetici açtığında süreli bağlantıyla gönderin, belge toplayın. - Bağlantı 1–30 gün, parola isteğe bağlı - Yükleyen klasörün içini göremez - Gelen dosyada gönderen bilgisi Bağlantı kopyalandı · 7 gün geçerli ### Günlük işi hızlandıran ayrıntılar #### İçerikte arama Kelime belgenin içinde de aranır. #### İndirmeden önizleme PDF, tablo, görsel, video tarayıcıda açılır. #### Not ve görev Belgeye not düşülür, görev atanır. #### Eksik belge listesi Eksikler dosya açmadan görünür. #### Şablondan belge Word şablonu doldurulur, klasöre kaydedilir. #### Belge tarihleri Vade ve bitiş tarihleri zamanında hatırlatılır. Tüm özellikler Mobil ### Sahadan da aynı alanlar Arama, özet, sürüm geçmişi ve önizleme telefonda. - Telefonla belge tarama - Yükleme kuyruğuyla çoklu dosya - Birden çok şirket hesabı SmartFiles3 dosya yüklendi · Finans & Muhasebe ### SmartFiles ile standart dosya paylaşımı Satırlar yalnız SmartFiles'ta doğrulanmış yetenekler. ÖzellikSmartFilesStandart servisler Departman bazlı depo alanları HazırGenellikle elleAlan başına ayrı yetkiler Sekiz yetkiÇoğunda sınırlıDepartmana göre erişim KendiliğindenKişi kişiYüklemede belge raporu VarÇoğunda yokBelgeyle ve klasörle sohbet Yetkiye bağlıEk ücretliE-postayla tek kimlik SmartMailAyrı ürün Ayrıntılı karşılaştırma ### Sık sorulanlar **S: Belgeleri departmanlara göre nasıl ayırırım? ** Her departmana bir alan açılır; sekiz yetki kişiye ya da departmana ayrı verilir. **S: Silinen dosya geri gelir mi? ** Evet, çöp kutusundan geri yüklenir. **S: Yapay zekâ başkasının dosyasını okur mu? ** Hayır. Yanıtlar yalnız görme yetkiniz olan dosyalardan üretilir. **S: Kurum dışına dosya nasıl gönderirim? ** Yönetici dış paylaşımı açtığında, 1–30 gün geçerli bir bağlantıyla. Tüm sorular ### SmartFiles'ı kurumunuzda kullanmaya başlayın Tek paket, kullanıcı sınırı yok; ihtiyaç arttıkça ek alan eklenir. Satın al Demoyu deneyin --- # Özellikler Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/ozellikler Açıklama: Departman alanları, gelişmiş yetkilendirme, otomatik belge analizi, belgeyle sohbet, sürüm geçmişi, çöp kutusu ve ekip içi işbirliği tek sayfada. Özellikler ## Her özellik, kendi ekranıyla Aşağıdaki kareler ürünün kendisinden alınmıştır; içerik temsilidir. Satın al Demoyu deneyin Düzen ve yetki ### Kimin neyi gördüğü tek bakışta Yetki matrisiSekiz bağımsız yetki Ayrıntılı listeKim, ne zaman, kaçıncı sürüm Etkinlik akışıNot ve değişiklikler Kurum ayarlarıSürüm tavanı, saklama, yapay zekâ Depo alanları - Okuma, yazma, silme ayrı ayrı - Departmana verilen yetki üyelerine geçer - Klasöre özel erişim Dosyalar - Klasör boyutu alt klasörleriyle - Sürüm sütunu her satırda - Sağ tık menüsü Akış - Dosyaya not yazılır - Görev atanır, belgeler bağlanır - Ekran kendiliğinden yenilenir Ayarlar - Dosya başına 10 sürüme kadar - Çöp kutusu varsayılan 30 gün - Yapay zekâ kurum genelinde açılır ya da kapanır Yapay zekâ ### Belgeyi açmadan anlayın Belge raporuDört bölümlü özet Klasör önerisiGelen belge doğru yere Fatura tablosuFaturalar Excel'e Kontrol listesiEksik belge kırmızı Belge ayrıntısı - Özet, Ana Noktalar, Yapı, Dikkat Çeken Detaylar - Belgeye ve klasöre soru sorulur - Taranmış PDF'lerin ilk on sayfası okunur Gelen kutusu - Fatura faturalara, sözleşme sözleşmelere - Kendiliğinden taşınmaz, tek tıkla taşınır - Yetkiler aynen geçerli Fatura bilgisi çıkarma - e-Fatura ve e-Arşiv XML doğrudan - PDF fatura ve fiş fotoğrafı okunur - CSV olarak indirilir Kontrol listesi - Özlük, proje, müşteri dosyası hazır - Kurum kendi listesini oluşturur - Eksikler yükleme bağlantısıyla istenir Paylaşım ve toplama ### Hesap açtırmadan belge alışverişi Yönetici dış paylaşımı açtığında kullanılır. Dışarıdan belge isteYükleme bağlantısı Yalnız görüntülemeİndirilemez, filigranlı Şablondan belgeTeklif ve sözleşme Belge tarihleriVade ve bitişler Dışarıdan belge iste - Yükleyen klasörün içini göremez - Gelen dosyada gönderen bilgisi - Mobilde de tek dokunuşla Yalnız görüntüleme - PDF ve görsellerde; alıcı indiremez - Her sayfada alıcı filigranı - Bağlantı 1–30 gün geçerli Şablondan belge - {{Alan}} işaretleri kutuya dönüşür - Seçilen klasöre Word olarak kaydedilir - Aynı adlı belge yeni sürüm olur Görevler ve takvim - Zamanı gelince sorumluya bildirim - Haftalık, aylık, yıllık tekrar - Toplantı daveti tek tıkla takvime Denetim ve uyum ### Denetime hazır arşiv Kullanım raporuAlan alan büyüme Kişisel veri taramasıKVKK listesi Raporlar - Yükleme, indirme, dış paylaşım - Olağandışı etkinlik uyarısı - CSV olarak indirilir Kişisel veri - TC kimlik, IBAN, kart, telefon, e-posta - Değerler saklanmaz, yalnız sayıları - Yasal saklama kilidi: silinemez ### Ayrıntısı belgelerde Her iş adım adım, ekran görüntüleriyle. #### Dosya yüklemek Adım adım belge #### Alan yetkisi vermek Adım adım belge #### Yapay zekâ özeti Adım adım belge #### Sürüm geçmişi Adım adım belge #### Dış paylaşım bağlantısı Adım adım belge #### Yasal saklama kilidi Adım adım belge ### Kendi senaryonuzla görün Demo hesabında ürünün tamamı açık. Satın al Demoyu deneyin --- # Departman alanları Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/departman-alanlari Açıklama: Her departmanın kendi depo alanı olur; dosyalar dağılmaz, erişim alan bazında verilir, ekip aynı klasör düzeninde çalışır. ## Departman bazlı dosya alanları SmartFiles departman bazlı dosya alanları, kurumun belgelerini Finans, İnsan Kaynakları, Satın Alma ya da bir proje gibi ayrı depo alanlarına bölen çalışma düzenidir. Her alanın kendi yetki matrisi, rengi, etiketleri ve kullanım istatistiği vardır. Çalışan yalnızca yetkisi olan alanları görür; dosyalar tek bir karışık havuzda kaybolmaz. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Solda depo alanları ve klasör ağacı, ortada dosyalar, sağda seçili dosyanın ayrıntısı. Depo alanı ### Depo alanı nedir, klasörden farkı ne? Depo alanı (ekip çalışma alanı), kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; klasörler onun içinde açılır. Klasör bir düzen aracıdır, depo alanı ise bir erişim sınırıdır: kim neyi görür, kim ne yükler, kim siler sorusu alan düzeyinde cevaplanır. Bu ayrım ortak sürücülerin en bilinen sorununu çözer. Tek bir büyük paylaşımda her klasöre ayrı izin vermek zamanla kimsenin çözemediği bir ağa dönüşür. SmartFiles'ta izin, alanın kapısında bir kez verilir; alanın içindeki klasör düzeni ekibin kullanımına kalır. Önerilen düzen ### Depo alanları nasıl kurgulanır? Depo alanları çoğunlukla departman başına, gerektiğinde de proje başına açılır. Aşağıdaki düzen tipik bir kurum için başlangıç noktasıdır; alan sayısı ve adları kuruma göre değişir. Örnek depo alanı düzeniDepo alanıİçerikTipik yetkiFinansFaturalar, dekontlar, mutabakatlarFinans departmanı tam; yönetim okumaİnsan KaynaklarıSözleşmeler, özlük evrakıYalnız İK departmanıSatın AlmaTeklifler, siparişler, tedarikçi belgeleriSatın alma tam; finans okumaProje alanlarıProje dosyaları, raporlar, çizimlerProje ekibi yazma; yönetim okumaKurum geneliPolitikalar, şablonlar, duyurularHerkes okuma; yönetim yazma Her satırdaki "tipik yetki", sekiz bağımsız yetkinin bir birleşimidir; ayrıntı alan bazlı yetkilendirme sayfasındadır. Departman eşleşmesi ### Departman yetkisi nasıl çalışır? Departman yetkisi, depo alanına bir kişi yerine bir departman eklenerek verilir. Departmanlar Smart360'ta bir kez tanımlanır ve SmartFiles'ta doğrudan kullanılır. Kişi bir departmana katıldığında o departmanın alanlarını kendiliğinden görür, ayrıldığında erişimi kendiliğinden değişir. Yetki ekranında kurumun tüm aktif çalışanları hazır bekler; ayrıca "kullanıcı ekle" adımı yoktur. Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi, yetki matrisinde anında satır olarak belirir. Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu ayrıca söyler. Görünürlük ### Çalışan hangi alanları görür? Çalışan yalnızca okuma yetkisi olan alanları görür; diğer alanlar kenar çubuğunda hiç listelenmez. Muhasebe çalışanı İK alanının varlığıyla bile karşılaşmaz. Arama, not akışı, dosya bağlantıları ve yapay zekâ sohbeti de aynı sınıra uyar. Bir yetki verildiğinde alan, açık olan ekranda sayfa yenilemeden belirir; yetki kaldırıldığında ekrandan çekilir. Yönetici bir değişikliğin etkisini, kişiye "bir çıkıp girer misin" demeden görür. #### Depo alanları mobil uygulamada SmartFiles mobil uygulamasının çekmecesinde kullanıcının görebildiği depo alanları listelenir; çöp kutusu da aynı yerdedir. > Görsel: Her departmana kendi çalışma alanı. Kurulum ### Yeni bir depo alanı nasıl açılır? Yeni bir depo alanı, yetkili yönetici tarafından üç adımda açılır: - Alanın adı ve isteğe bağlı açıklaması yazılır, alan için bir renk seçilir. - Yetki matrisinde alana kişiler ya da departmanlar eklenir ve sekiz yetkiden gerekenler açılır. - Alan, okuma yetkisi olan herkesin kenar çubuğunda o anda belirir; klasör düzeni ekip tarafından kurulur. Alanın rengi, kenar çubuğunda ve dosya listesinde alanı ayırt etmeyi kolaylaştırır. Alanın etiket kümesi de alana özeldir: Finans'ın "ödendi" etiketi Proje alanında görünmez. Kullanılmayan bir alan arşivlenir; kurumun varsayılan alanı ise her zaman yerinde kalır. Her alanın dosya sayısı ve kapladığı yer alan listesinde yazdığı için, hangi alanın büyüdüğü ilk bakışta görülür. Örnek ### Tipik bir gün depo alanlarında nasıl geçer? Sabah satın alma ekibi yeni bir tedarikçi teklifini Satın Alma alanına yükler; yapay zekâ teklifi okuyup özetini dosya listesine yazar. Finans ekibi aynı alanı yalnız okuma yetkisiyle görür, teklifin tutarını açmadan öğrenir ve dosyaya "bütçeye uygun" notunu bırakır. Öğleden sonra teklifin revize edilmiş hâli aynı adla yüklenir ve yeni sürüm olur; eski hâli sürüm geçmişinde durur. Satın alma sorumlusu dosyaya genel müdür için bir onay isteği atar. Onay verildiğinde karar, kimin ne zaman verdiğiyle kayda geçer. Bu akışta hiçbir belge e-posta zincirinde ya da kişisel bir diskte kopyalanmaz. Belge, yetkileri ve üzerindeki iş aynı yerdedir. Kullanım ### Hangi alanın ne kadar yer kapladığı nasıl görülür? Her depo alanının dosya sayısı ve kapladığı alan, alan listesinde yazar. Klasörlerde de toplam boyut ve dosya sayısı, alt klasörler dahil hesaplanır; nerede yer açılabileceği tahmin edilmez, ekranda okunur. Kurum genelindeki kullanım, paketin depolama tavanıyla birlikte gösterilir. Tavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; aktarım sınır yüzünden yarıda kesilmez. İhtiyaç arttığında depolama alanı ek alan alınarak genişletilir. Alanın içinde ### Bir depo alanının içinde neler yapılır? Alanın içinde sınırsız derinlikte klasör açılır, dosya ve klasörler sürükle-bırak ile yüklenir; bir klasörün tamamı hiyerarşisi korunarak aktarılır. Her alan kendi renkli ve ikonlu etiket kümesini kullanır. Aynı adla yüklenen dosya yeni bir sürüm olur, silinen dosya çöp kutusunda bekler. Bir klasörün tamamına yapay zekâ ile soru sorulabilir: "bu projedeki son durumu özetle" gibi. Dosyalara görev atanır, not bırakılır, ilgili belgeler birbirine bağlanır. Ayrıntılar: dosya sürüm geçmişi, dosya üzerinde ekip çalışması ve yapay zekâ ile belge analizi. Demoyu görünPaketleri inceleyin Aylık rapor ### Hangi alan ne kadar büyüdü, ne en çok indirildi? Kurum yöneticisi ayarlardaki Raporlar sayfasında bir ay seçer ve her depo alanının toplam boyutunu, o ayki büyümesini, yükleme ve indirme sayılarını tek tabloda görür. Rapor ayrıca en çok indirilen belgeleri, en çok indiren kişileri, dış paylaşım bağlantılarını ve kurum dışından açılışlarını, saklama süresi dolmuş ya da 30 gün içinde dolacak belgelerin sayısını gösterir. Hızla büyüyen bir alan için kota ya da sürüm sınırı gözden geçirilir; rapor CSV olarak indirilip yönetim toplantısına taşınır. Kontrol listesi ### Her klasör için eksiksiz belge İnsan kaynakları özlük dosyalarında, proje ekibi proje dosyalarında, mali müşavirlik bürosu müşteri dosyalarında aynı soruyu sorar: hangi belge eksik? Bir klasöre kontrol listesi uygulandığında her alt klasör, yani her çalışan, proje ya da müşteri için kaç belgenin tamam olduğu ve neyin eksik olduğu listelenir. Kurum kendi belge kategorilerini ayarlardan tanımlar. Adım adım ### Departman için depo alanı adım adım nasıl kurulur? - Smart360 kiracı panelinde (tenant.smart360.com.tr) SmartFiles'ın Ayarlar sayfasını açın. - Sol menüden Depo Alanları'na tıklayın. - Yeni alan kartında alanın adını yazın, isterseniz açıklama ekleyin ve Oluştur'a tıklayın. - Yeni alan Mevcut alanlar listesinde görünür; alana tıklayıp Yetkiler tablosunda departmana ya da kişilere yetki verin. - Alanın içinde klasör yapısını kurun; mevcut klasörleri sürükleyip bırakarak hiyerarşisiyle birlikte yükleyin. > Görsel: Kullanım raporunda her depo alanının ne kadar yer kapladığı ve nasıl büyüdüğü görünür. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Depo alanı nedir?** Depo alanı, kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; Finans, İnsan Kaynakları ya da bir proje gibi. Klasörler alanın içinde açılır, erişim ise alanın kapısında verilir. **S: Yeni bir departman için alan açmak ne kadar sürer?** Birkaç dakika. Alan ayarlardan oluşturulur, yetki matrisinden departmana erişim verilir ve klasörler sürükle-bırak ile yüklenir; kurulacak bir sunucu ya da yazılım yoktur. **S: Departman değiştiren çalışanın erişimi nasıl güncellenir?** Yetki departmana verildiyse kendiliğinden: çalışan yeni departmanının alanlarını görür, eski departmanınınkini görmez. Kişiye özel verilmiş yetkiler ayrıca gözden geçirilmelidir. **S: Personel ve müşteri dosyalarındaki eksikler nasıl görülür?** Klasöre kontrol listesi uygulanır: her alt klasör ayrı bir kayıt olarak değerlendirilir ve ana klasörde her kaydın tamam ve eksik belgeleri görünür; eksikler yükleme bağlantısıyla karşı taraftan istenebilir. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Eksik evrak nasıl takip edilir? - Şirket belge arşivi nasıl düzenlenir? - Departman bazlı dosya erişimi Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Depo alanı oluşturmak - Depo alanının adını ve rengini değiştirmek - Depo alanındaki etkinliği incelemek - Depo alanını arşivlemek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Yetkilendirme Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/yetkilendirme Açıklama: Görme, yükleme, silme gibi yetkiler her depo alanında kişi ve departman bazında ayrı ayrı açılıp kapanır; çalışanlar listede hazır bekler. ## Gelişmiş alan bazlı yetkilendirme SmartFiles alan bazlı yetkilendirme, her depo alanında kimin ne yapabileceğini sekiz bağımsız yetkiyle belirleyen erişim modelidir: okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör oluşturma, yapay zekâ, geçmiş ve not. Yetki kişiye ya da departmana verilir, tek ekrandaki matristen yönetilir ve değişiklik açık ekranlara anında yansır. Sorun ### Yetki verilen kişi dosyayı neden göremez? Ortak sürücülerde erişim genelde iki seçenekten ibarettir: ya her şey görülür ya hiçbir şey. Arada kalan her ihtiyaç — “yüklesin ama silmesin”, “görsün ama değiştirmesin” — klasör çoğaltılarak çözülmeye çalışılır. Sonuç herkesin bildiği tablodur: aynı belgenin üç kopyası, kimin neye eriştiğinin bilinmediği bir klasör ağacı ve her seferinde BT'ye yöneltilen bir soru. Bugün #### Erişim ya hep ya hiç - Salt okuma ya da tam erişim; arası yok - “Silmesin” demek için ayrı klasör açılır - Aynı belgenin birden çok kopyası dolaşır - Kimin neye eriştiği ancak tahmin edilir SmartFiles ile #### Sekiz ayrı yetki, tek ekran - Sekiz yetkinin her biri ayrı ayrı denetlenir - Tek bir kutu kapatılır, klasör çoğaltılmaz - Belgenin tek kopyası, tek doğru yeri olur - Kimin neye eriştiği ekranda listelenir Sekiz yetki ### Dosya erişim yetkisi hangi başlıklardan oluşur? Bu sekiz yetkiden istenen kurum yöneticisi tarafından verilir, istenmeyen kapalı bırakılır. Biri diğerini gerektirmez; “silme” yetkisi verilmeden “yazma” yetkisi verilebilir. 1 #### Okuma Alandaki dosya ve klasörleri görüntüler. Bu yetki kapalıysa alan kenar çubuğunda hiç görünmez. 2 #### Yazma Yeni dosya yükler ve mevcut bir belgeye yeni sürüm ekler. 3 #### Düzenleme Dosya ve klasörlerin adını değiştirir, başka bir yere taşır. 4 #### Silme Çöp kutusuna atar ve kalıcı olarak siler. 5 #### Klasör oluşturma Yeni klasör açar. Düzenleme yetkisinden ayrıdır: klasör açabilen biri, var olanları yeniden adlandıramayabilir. 6 #### Yapay zekâ Belgeleri analiz eder ve içerikleri hakkında soru sorar. 7 #### Geçmiş O alanda yapılan işlemleri Smart360 özetinde görür. 8 #### Not Dosyalara not yazar ve şirket genelindeki not akışını izler. Örnek: Muhasebe stajyerinin faturaları yükleyebilmesi, ama hiçbirini silememesi istenir. Yazma açılır, silme kapalı bırakılır. Tek tıklama, yeni klasör yok. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satır bir kullanıcı ya da departman; sekiz sütunun her biri ayrı bir yetki. Tek ekran ### Yetki matrisinde çalışanlar nasıl listelenir? Kurum yöneticisi depo alanını seçtiğinde kurumdaki herkes ekranda satır olarak çıkar. Ayrıca “kullanıcı ekle” diye bir adım yoktur; Smart360 üzerinden ürüne atanan kişi burada anında satır olarak belirir. Sağdaki Tümü ve Hiçbiri düğmeleriyle bir kişinin tüm yetkileri tek hamlede açılıp kapatılabilir. Kime ne verildiğini görmek için ayrıca rapor çekmeye gerek yoktur — ekranın kendisi rapordur. Departman bazlı ### Departman bazlı dosya yetkisi nasıl verilir? Kurum yöneticisi bir yetkiyi doğrudan “Muhasebe” departmanına verdiğinde, o departmandaki herkes onu alır. Muhasebe'ye yeni atanan bir çalışanın erişimi o anda hazır olur; ayrıca bir işlem gerekmez. Aynı şey tersi için de geçerlidir: departman değiştiren bir çalışanın eski erişimi kendiliğinden düşer, yenisi gelir. - Çalışan işe girerSmart360'ta departmanına atanır. SmartFiles'ta ayrıca bir işlem yapılmaz; o departmanın yetkileri kendiliğinden geçerli olur. - Çalışan departman değiştirirEski departmanın erişimi düşer, yeni departmanınki gelir. İki ayrı yerde işlem yapılmaz. - Çalışan işten ayrılırKurumdan çıkarıldığı anda geride kalan kişisel yetkileri de otomatik olarak temizlenir. Ayrıntılar ### Yetki verirken hangi hatalar önlenir? Yetkilendirmede en can sıkıcı durum, bir şeyin yanlış olduğunun günler sonra fark edilmesidir. Bunlar onu önlemek için tasarlandı. 1 #### Giriş yapamayacak kişi uyarılır Parolasını belirlememiş birine yetki verirken ekran bunu size söyler. “Yetkiyi verdim ama giremiyor” sorusu hiç doğmaz. 2 #### Ayrılanların yetkisi temizlenir Kurumdan çıkarılan bir kişinin geride kalan yetkileri kendiliğinden silinir; elle temizlik gerekmez. 3 #### Değişiklik anında geçerli olur Kurum yöneticisinin yetki verdiği kişi o sırada ekranı açık tutuyor olsa bile, yeni alan kenar çubuğunda hemen belirir. Çıkış yapıp yeniden girmek gerekmez. 4 #### Yapay zekâ da bir yetkidir Hassas bir arşivde yapay zekâ yalnızca belirli kişilere açılabilir, geri kalan herkese kapalı bırakılabilir. Özet tablo ### Sekiz yetkinin her biri neyi açar? Sekiz iznin her biri tek bir işi açar ve biri diğerini gerektirmez. Aşağıdaki tablo, her iznin verildiğinde kişiye neyi açtığını ve tipik kullanımını özetler. SmartFiles alan bazlı yetkilerYetkiVerildiğinde kişi ne yapabilirTipik kullanımOkumaAlandaki dosya ve klasörleri görür, önizler, indirirBelgeye erişmesi gereken herkesYazmaYeni dosya ve mevcut belgeye yeni sürüm yüklerBelge üreten ekipDüzenlemeDosya ve klasörleri yeniden adlandırır, taşırAlanın düzeninden sorumlu kişiSilmeÇöp kutusuna atar ve kalıcı silerAlan sorumlusuKlasör oluşturmaYeni klasör açar; düzenlemeden bağımsızdırProje yürüten ekipYapay zekâBelge raporunu görür, belgeye ve klasöre soru sorarHassas arşivde yalnız belirli kişilerGeçmişAlanın hareketlerini Smart360 genel bakışında görürYönetim ve denetimNotDosyalara not yazar, etiket uygular, not akışını izlerBelge üzerinde çalışan ekip Sınırlar ### Yetki başka yollardan genişleyebilir mi? Genişleyemez. SmartFiles'ta dosya erişim yetkisi yalnızca matristen değişir; ekip çalışması araçları kimseye yeni bir kapı açmaz. Bir kişiye dosya üzerinden görev atamak ona dosyayı açmaz: kişinin o alanda okuma yetkisi yoksa atama yapılmaz. Aynı ilke bağlantılarda, notlarda ve yazışmalarda da geçerlidir. Kişinin göremediği bir dosyaya giden ilişki ona hiç gösterilmez; not akışı yalnız görebildiği alanlardan beslenir; bir konuşmaya katılmak, konuşmanın bağlı olduğu dosyayı açmaz. Yapay zekâ sohbeti de yalnızca kişinin görebildiği dosyalardan yanıt üretir. SmartMail üzerinden gönderilen dosyalarda da kişinin o alandaki okuma yetkisi denetlenir (SmartFiles ve SmartMail birlikte). Bu araçların ayrıntısı dosya üzerinde ekip çalışması, alanların kurgusu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır. Kullanıcı tarafı ### Çalışan kendi yetkilerini nasıl bilir? Web panelinde dosya ayrıntısı, kişiye yalnız o alanda yetkisi olan işlemleri sunar. SmartFiles mobil uygulamasında ise dosya ayrıntısında kişinin o alandaki kendi yetkileri ayrıca listelenir; neyi yapabileceğini denemeden bilir. İzin verme ve değiştirme işi yöneticinin matris ekranındadır; kişi kendi hakkını değiştiremez. Yönetici ise kime ne verildiğini görmek için rapor almaz: matrisin kendisi rapordur. ### Yetkilendirmeyi kendi verileriyle deneyin Kurum için bir demo hesabı açılır; kendi departman yapısı kurulur, yetkiler dağıtılır ve sonuç birlikte görülür. Satın alDemo talep edinTüm özellikler → Klasör düzeyi ### Klasöre özel erişim Alan yetkileri bir departmanın bütün dosyalarını kapsar. Bazı klasörler ise alandaki herkese değil, yalnız birkaç kişiye açık olmalıdır: bir dava dosyası, bir işe alım süreci, yönetim kurulu belgeleri. Düzenleme yetkisi olan kişi böyle bir klasörü kısıtlar ve kimlerin göreceğini kişi ya da departman olarak seçer. Kısıtlı klasör ve alt klasörleri, listede olmayan kişiler için hiç yoktur: kenar çubuğunda, dosya listesinde, aramada, görevlerde, not akışında ve etkinlik geçmişinde görünmez. Kısıtlama yetki vermez, alan yetkilerini daraltır; kurum yöneticileri her zaman görür. İçinde göremediği kısıtlı bir klasör bulunan klasörü kimse farkında olmadan silemez. Alanın etkinlik geçmişi, Geçmiş yetkisi olan kişi tarafından CSV dosyası olarak indirilir: tarih, kişi, işlem, hedef, ayrıntı ve IP adresi sütunlarıyla, Excel'de doğrudan açılacak biçimde. İzleme ### Olağandışı etkinlik uyarıları Yetki doğru verilse bile bir hesabın olağandışı davranışı fark edilmelidir: işten ayrılmadan önce belgeleri toplu indiren bir çalışan, yanlışlıkla ya da kasıtlı toplu silme, gece yarısı kurum dışına açılan bir paylaşım bağlantısı. SmartFiles her işlemden sonra bunları denetler. - 10 dakika içinde 100 ya da daha fazla belge indirme (toplu ZIP dahil) - 10 dakika içinde 50 ya da daha fazla silme - 22:00 ile 06:00 arasında dış paylaşım bağlantısı oluşturma Uyarılar ayarlardaki Raporlar sayfasında kurum yöneticisine gösterilir; menüdeki sayı görülmemiş uyarıları belirtir. Uyarı işlemi durdurmaz, yalnız haber verir; yönetici inceledikten sonra görüldü olarak işaretler. KVKK ### Kişisel veri içeren belgeleri görün Kişisel verilerin nerede durduğunu bilmek, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin ilk adımıdır. SmartFiles metni okunabilen her belgeyi TC kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta için tarar; sağlık, adli sicil, biyometrik ya da sendika ifadeleri geçen belgeleri olası özel nitelikli veri olarak işaretler. Tarama yapay zekâ kullanmaz ve bulunan değerleri saklamaz; yalnız kaç tane bulunduğu tutulur. Kurum yöneticisi kişisel veri içeren belgeleri alan ve klasörleriyle tek listede görür; bunlardan hangilerinin dış paylaşım bağlantısıyla kurum dışına açık olduğu da listede yazar. Kullanıcı ise böyle bir belgeyi dışarıya göndermek üzereyken uyarılır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Kişisel veri içeren belgeler — değerler saklanmaz, yalnız sayıları görünür. Adım adım ### Bir depo alanına yetki adım adım nasıl verilir? - Smart360 kiracı panelinde (tenant.smart360.com.tr) SmartFiles'ın Ayarlar sayfasını açın. - Sol menüden Depo Alanları'na tıklayın ve yetkilerini düzenleyeceğiniz alanı seçin. - Açılan Yetkiler tablosunda kişinin ya da departmanın satırını bulun; SmartFiles'a erişen bütün üyeler burada listelenir. - Vermek istediğiniz yetkinin sütunundaki kutucuğu işaretleyin; satırdaki bütün yetkiler için Tümü, hepsini kapatmak için Hiçbiri düğmesini kullanın. - Değişiklik anında kaydedilir; kişi alanı bir sonraki yenilemede yeni yetkileriyle görür. > Görsel: Yetki matrisinde her kişi ve departman için sekiz yetki ayrı ayrı açılıp kapanır. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Yetki kişiye mi, departmana mı verilmeli?** Ekip ölçeğinde departmana vermek daha az bakım ister: departmana verilen yetkiyi o departmana geçen herkes alır, departman değiştiren çalışanın erişimi kendiliğinden değişir. Tek bir kişiye özel istisna gerekiyorsa o kişinin satırında ayrıca yetki verilir. **S: Kurumdan ayrılan çalışanın erişimine ne olur?** Kurumdan çıkarılan kişi Smart360 girişini kaybettiği için SmartFiles'a erişemez. Açtığı dış paylaşım ve yükleme bağlantıları da çalışmaz. **S: Bir klasör alanın geri kalanından gizlenebilir mi?** Evet. Klasöre özel erişimle bir klasör yalnız seçilen kişi ve departmanlara görünür; diğerleri için klasör ve içindekiler hiç yoktur, listelerde ve aramada çıkmaz. Kurum yöneticisi alanları yönettiği için her zaman görür. **S: Etkinlik kaydındaki IP adresleri ne kadar saklanır?** Kurumun belirlediği süre kadar: kurum yöneticisi Ayarlar'daki Etkinlik kaydı saklama süresi alanından 90 gün ile 10 yıl arasında seçer, varsayılanı 2 yıldır. Süre dolunca IP adresi silinir, kayıt denetim izi olarak kalır; olağandışı etkinlik uyarıları da silinir. **S: Görev atamak kişiye dosyayı açar mı?** Hayır. Görev atamak erişim vermez; atanan kişinin o alanda okuma yetkisi olmalıdır. Erişim yalnız yetki matrisinden değişir; bağlantılar, not akışı ve iç yazışma da aynı sınıra uyar. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Departman bazlı dosya erişimi nasıl kurulur? - Ortak klasör karmaşası nasıl çözülür? - Müşteriden dosya nasıl toplanır? Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Depo alanına kişi yetkisi vermek - Bir kişinin alan yetkisini kaldırmak - Kullanıcıları, departmanları ve paketi yönetmek - Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor Tüm SmartFiles belgeleri --- # Yapay zekâ Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/yapay-zeka Açıklama: Yüklenen her belge için yapay zekâ kendiliğinden dört bölümlü rapor hazırlar; belgeye ve klasöre soru sorarsınız. Kullanım kapsamı yönetimin elinde. ## Yapay zekâ ile belge analizi ve dosyalarla sohbet SmartFiles yapay zekâ ile belge analizi, yüklenen her belgeyi kendiliğinden okuyup dört bölümlü bir rapora dönüştüren ve belgeye ya da klasörün tamamına soru sormayı sağlayan hizmettir. PDF, Word, Excel, metin dosyaları ve görseller dahil 15 biçimi okur. Yanıtlar yalnızca kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir. Tüm hizmetler ### SmartFiles'ta yapay zekâ hangi işleri yapar? SmartFiles'ta yapay zekâ şu işleri yapar: belge özeti, dört bölümlü derin rapor, belgeyle ve klasörle sohbet, klasör özeti, fatura verisi çıkarma, gelen kutusunda klasör önerisi, sürüm farkı özeti ve taranmış PDF okuma (ilk 10 sayfa). Özet ve rapor yüklemeyle birlikte kendiliğinden, sohbet kullanıcı sorduğunda çalışır. SmartFiles yapay zekâ hizmetleriHizmetNe yaparNe zaman çalışırKısa özetBelgenin ne olduğunu tek paragrafta söyler; dosya listesinde görünürYüklemeden hemen sonraDerin raporÖzet, Ana Noktalar, Yapı ve Dikkat Çeken Detaylar bölümlerini üretirYüklemeden hemen sonraBelgeyle sohbetTek bir belgeye sorulan soruyu belgenin kendi metninden yanıtlarKullanıcı sorduğundaKlasörle sohbetBir klasördeki tüm belgeleri birlikte okuyarak yanıt verirKullanıcı sorduğunda Aynı hizmetler kurumsal e-posta ürünü SmartMail'de de mail ve ekler için çalışır: yapay zekâ ile mail özeti ve ek analizi. Smart360 ailesinin tüm yapay zekâ hizmetleri Smart360 yapay zekâ sayfasında bir aradadır. Nasıl çalışır ### Yapay zekâ ile belge analizi nasıl başlar? Dosya yüklenir, analiz kendiliğinden başlar. Bir menü açmak, bir işlemi tetiklemek ya da beklemek gerekmez; özet hazır olduğunda dosya listesinde kendiliğinden belirir. - Dosya sürükleyip bırakılırYükleme biter bitmez belge arka planda okunmaya başlar; bu sırada işe devam edilir. - Özet listede görünürDosyanın yanında kısa bir özet çıkar. Kırk sayfalık bir sözleşmenin ne olduğu açmadan anlaşılır. - Merak edilen sorulur“Fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?” Yanıt belgenin kendi içinden gelir, tahminden değil. Rapor ### Belge raporu hangi bölümlerden oluşur? Belge özeti ve ayrıntılı rapor birlikte üretilir; özet listede, rapor dosya ayrıntısında durur. Kısa özet listede görünür; ayrıntılı rapor ayrıca saklanır ve istenildiğinde açılır. 1 #### Özet Belgenin ne olduğunu tek paragrafta söyler. Çoğu durumda tek ihtiyaç budur. 2 #### Ana Noktalar Karar verecek kişinin bilmesi gereken maddeleri sıralar. 3 #### Yapı Belgenin nasıl düzenlendiğini anlatır: kaç bölüm, hangi başlıklar, nerede ne var. 4 #### Dikkat Çeken Detaylar Gözden kaçması muhtemel maddeleri öne çıkarır — ceza şartı, tarih, istisna. #### Mobil uygulamada yapay zekâ özeti Belgenin yapay zekâ özeti SmartFiles mobil uygulamasında dosya ayrıntısında durur; sözleşmenin özü telefonda da açmadan okunur. Aynı ekranda dosyanın etiketleri ve kullanıcının bu alandaki kendi yetkileri görünür. > Görsel: Sözleşmeyi açmadan özünü okuyun. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Dosya listesi: her belgenin yanında otomatik üretilen kısa özeti duruyor. Sohbet ### Belgeye ve klasöre nasıl soru sorulur? Analiz bir özet verir; sohbet ise sorulan soruyu yanıtlar. “Bu tabloda en yüksek kalem hangisi?”, “Teslim tarihi ne zaman?” — soru doğrudan dosyaya gider. Soru tek bir belgeye sorulabileceği gibi bir klasörün tamamına da sorulabilir. Bir proje klasöründeki bütün ilerleme raporları okunmadan “son durumu özetle” demek, en çok kullanılan senaryolardan biridir. Yanıtlar yalnızca ilgili kişinin görme yetkisi olan dosyalardan üretilir. Yapay zekâ, görülemeyen bir belgeyi anlatmaz. Desteklenen dosyalar ### Hangi dosyaları okuyabilir? Metni çıkarılabilen belgeler doğrudan işlenir. Görseller ise görüntü analiziyle değerlendirilir; bu sayede taranmış bir evrak ya da bir ekran görüntüsü de anlaşılır hâle gelir. - PDF - Word (docx) - Excel (xlsx) - Metin (txt) - CSV - Markdown - JSON - Log - YAML - INI - Conf - PNG - JPG - GIF - WebP Mor renkli olan dört tür görüntü analiziyle okunur — taranarak arşivlenmiş bir evrak ya da bir ekran görüntüsü bu şekilde değerlendirilir. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Ayarlar ekranı: yapay zekâyı kapatma düğmesi ve aylık kullanım göstergesi. Kontrol ### Yapay zekâ kullanımı nasıl yönetilir? Aylık bir kullanım tavanı tanımlıdır ve ayarlar ekranından izlenir. Tavan dolduğunda yalnızca analiz durur; dosyalara erişim kesilmez, ürünün geri kalanı çalışmaya devam eder. Yapay zekâ tamamen kapatılabilir. Açık bırakıldığında da kimin kullanabileceğine kurum yöneticisi karar verir: “Yapay zekâ” sekiz yetki başlığından biridir ve kişi kişi verilir. Kurumsal alıcının iki sorusu: maliyet öngörülebilir mi, hassas bir arşivde kapatılabilir mi? İkisinin de yanıtı evet. Veri ### Belgeler yapay zekâ ile işlenirken veriler nerede kalır? Belgeler, kurumun kendi ayrı veritabanında ve depolama alanında durur; başka bir kurumun verisiyle aynı yerde tutulmaz. Analiz istekleri Smart360'ın merkezi yapay zekâ katmanından geçer ve kurumun kullanım hakkına işlenir. Rapor bir kez üretilir ve saklanır; aynı belge her açıldığında yeniden hesaplanmaz. Sohbet yalnızca kişinin görme yetkisi olan dosyaları okur ve "Yapay zekâ" yetkisi olmayan kişiye açılmaz. Hassas bir arşivde bu özellik yalnız belirli kişilere verilebilir ya da kurum genelinde kapatılabilir. Belgeleri indirmeden görüntüleme ve önizleme sırasında soru sorma dosya önizleme, sürümlerin nasıl saklandığı dosya sürüm geçmişi sayfasında anlatılır. ### Kendi belgeyle deneyin Demo görüşmesinde bir sözleşme yüklenip özeti birlikte okunur. Ürünü değerlendirmenin en doğrudan yolu budur. Satın alDemo talep edinTüm özellikler → Taranmış belgeler ve arama ### Taranmış PDF'ler ve belge içeriğinde arama Tarayıcıdan çıkmış, metin katmanı olmayan PDF'lerin ilk on sayfası görüntü analiziyle metne çevrilir; ardından diğer belgeler gibi özetlenir ve soru sorulabilir hâle gelir. Böylece kâğıttan taranmış bir sözleşme ya da resmî yazı da analiz dışında kalmaz. Okunan her belgenin metni aranabilir bir dizine eklenir. Arama kutusuna yazılan kelime dosya adlarının yanında belge içeriğinde de aranır ve eşleşen cümleyle birlikte gösterilir. Yapay zekâ kapalı olsa bile metni okunabilen belgeler dizine eklenir. Klasör düzeyi ### Bir klasörü tek tıkla özetleyin Bir müşteri dosyasının, bir ihalenin ya da bir personel klasörünün içinde ne olduğunu anlamak için belgeleri tek tek açmak gerekmez. Klasörü yapay zekâ ile özetle düğmesi, klasördeki ve alt klasörlerindeki belgelerin özetlerinden birkaç maddelik bir klasör özeti yazar: klasörde hangi belgeler var, eksik görünen ne var, hangi tarih ya da koşula dikkat etmek gerekir. Aynı özet mobil uygulamada klasör menüsündeki Klasörü özetle ile telefonda da açılır. Özet, kişinin göremediği özel klasörleri içermez ve saklanmaz; klasör değiştikçe yeniden oluşturulur. Bu işlem alanda yapay zekâ yetkisi olan kişilere açıktır ve aylık yapay zekâ kullanımına dahil olur. Muhasebe ### Faturaları okuyup tek tabloya dökün Bir klasördeki faturaların numarası, tarihi, satıcısı ve alıcısı, VKN ya da TCKN'si, matrahı, KDV'si ve toplamı tek tabloda toplanır ve Excel'de açılacak CSV olarak indirilir. e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyaları yapay zekâ kullanılmadan, belgedeki alanlardan doğrudan okunur; PDF faturalar, taranmış belgeler ve fiş fotoğrafları yapay zekâ ile okunur. Yapay zekânın okuduğu bir alan yanlışsa belgenin ayrıntısından düzeltilir; düzeltme tabloya da yansır. Fatura olmayan belgeler tabloya alınmaz. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Fatura listesi — e-Fatura, PDF ve fiş fotoğrafları tek tabloda, Excel'e hazır. Düzen ### Belgenin hangi klasöre gideceğini yapay zekâ önersin Karışık gelen belgeler için bir klasörü gelen kutusu yapın. Her belge özetlendikten sonra, belgenin konusu alandaki klasör adlarıyla karşılaştırılır ve en uygun klasör gerekçesiyle önerilir. Uygun bir klasör yoksa belge yerinde kalır. Önerileri kontrol edip belgeleri tek seferde yerlerine taşırsınız; hiçbir belge siz onaylamadan taşınmaz. Adım adım ### Yapay zekâ özeti ve belgeyle sohbet adım adım nasıl kullanılır? - Belgeye tıklayın; özet ayrıntı panelindeki Yapay zekâ özeti bölümünde görünür. - Ayrıntılı rapor ve yeniden okutma için ayrıntı panelinde AI sekmesini açın; özet yoksa Analiz et, yenilemek için Yeniden analiz et'e tıklayın. - Soru sormak için aynı sekmedeki Bu dosya hakkında sor… kutusuna sorunuzu yazıp Enter'a basın; yanıt belgenin içeriğine dayanır. - Bir klasördeki bütün belgelere soru sormak için klasörü seçip aynı adımları izleyin. - Yanıtlar sohbet geçmişine eklenir; aynı belgeye döndüğünüzde geçmiş yerinde durur. > Görsel: Gelen kutusunda yapay zekâ her belge için uygun klasörü önerir; taşıma kullanıcının onayıyla yapılır. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Yapay zekâ hangi dosyaları okur?** PDF, Word (docx), Excel (xlsx), metin, CSV, Markdown, JSON, log, YAML, INI ve conf dosyalarının metni okunur; PNG, JPG, GIF ve WebP görseller görüntü analiziyle değerlendirilir. Metin katmanı olmayan taranmış PDF'lerin ilk on sayfası da görüntü analiziyle okunur. **S: Yanıtlar başkasının belgelerinden üretilebilir mi?** Hayır. Belgeye ya da klasöre sorulan sorunun yanıtı yalnız kullanıcının görme yetkisi olan dosyaların içeriğinden üretilir; kısıtlı klasörlerdeki belgeler yetkisi olmayanın sorularına girmez. **S: Yapay zekâ kapatılabilir mi?** Evet. Ayarlar ekranından kurum genelinde kapatılır; ürünün geri kalanı etkilenmez. Açık olduğunda “Yapay zekâ” sekiz yetkiden biridir ve kişi kişi verilir; hak dolduğunda yalnız analiz durur, dosyalara erişim sürer. **S: Parola korumalı belgeler analiz edilir mi?** Hayır. Parola korumalı belgelerin içeriği okunamadığı için analiz edilemez; belge yine yüklenir ve saklanır. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Taranmış PDF'te metin nasıl aranır? - Yapay zekâ ile sözleşme özeti - Sözleşme bitiş tarihleri nasıl takip edilir? Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Yapay zekâ özetini okumak ve analiz ettirmek - Belgeyle ya da klasörle sohbet etmek - Yapay zekâ analizini ve sohbeti açıp kapatmak - Aylık yapay zekâ kullanımını izlemek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Sürümleme Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/surumleme Açıklama: Aynı dosyayı yeniden yüklemek yeni sürüm oluşturur, eski sürüme tek tıkla dönülür. Silinen dosya çöp kutusunda bekler, saklama süresini kurum belirler. ## Dosya sürüm geçmişi ile her zaman geri dönün SmartFiles dosya sürüm geçmişi, aynı adla yüklenen her dosyayı eskisinin üzerine yazmadan yeni bir sürüm olarak saklayan ve eski sürüme tek tıkla dönmeyi sağlayan güvence katmanıdır. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda bekler ve geri yüklenir. Kaç sürüm saklanacağını ve çöp kutusu süresini kurum belirler. Sorun ### son_final_v3_SON.docx Ortak sürücülerde bir belgenin kaç hâli olduğu ve hangisinin geçerli olduğu dosya adından tahmin edilir. Herkes kendi kopyasını alır, kimse hangisinin son olduğundan emin olamaz. Yanlış sürümü müşteriye göndermek, bu düzende sıradan bir hataya dönüşür. Bugün #### Sürümü dosya adı taşır - “v2”, “son”, “SON_SON” — herkesin kendi yöntemi - Üzerine yazılan dosya geri gelmez - Hangisinin geçerli olduğu belirsizdir - Kimin ne zaman değiştirdiği bilinmez SmartFiles ile #### Sürümü sistem sayar - Tek dosya adı, arkasında numaralı sürümler - Eski sürüm tek tıkla geri gelir - Listede kaçıncı sürüm olduğu yazar - Her sürümün yanında kim ve ne zaman yazar SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Her satırda kaçıncı sürüm olduğu, kimin yüklediği ve ne zaman yüklendiği yazar. Nasıl çalışır ### Dosya versiyonlama nasıl çalışır? Aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya, mevcut belgenin yeni bir sürümü olur. Listede kaçıncı sürümde olunduğu, kimin yüklediği ve ne zaman yüklendiği yazar. İstenen sürüm ayrıca indirilebilir, yetkili kullanıcı eski bir sürümü geri yükleyebilir. Geri yükleme bir silme işlemi değildir: eski içerik yeni bir sürüm olarak eklenir, aradaki sürümler yerinde kalır. Böylece “geri alındı ama bu sefer öbür hâli kayboldu” diye bir durum oluşmaz. Hiçbir adımda veri kaybedilmez. #### Sürüm geçmişi mobil uygulamada Bir belgenin tüm sürümleri SmartFiles mobil uygulamasında boyut ve tarihiyle listelenir; istenen sürüm telefondan da tek tek indirilir. > Görsel: Hiçbir sürüm kaybolmaz. Saklama ### Kaç sürüm ve ne kadar süre saklanır? Kaç sürümün tutulacağı ve silinenlerin çöp kutusunda kaç gün bekleyeceği, kurum ayarlarından belirlenir. 1 #### Sürüm tavanı Her belge için kaç sürümün saklanacağını kurum yöneticisi seçer. Varsayılan değer 10'dur. 2 #### Önce söyler, sonra siler Tavan düşürüldüğünde kaç dosyanın etkileneceği, kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı önce gösterilir. 3 #### Çöp kutusu Silinen dosya ve klasörler belirlenen gün kadar bekler. Varsayılan değer 30 gündür. 4 #### Klasörler de geri gelir Yanlışlıkla silinen bir klasör, içindeki her şeyle birlikte geri yüklenir. Geri dönüşü olmayan hiçbir işlem, sonucu önceden bildirilmeden yapılmaz. Bu, bilinçli bir tasarım kararıdır. SmartFilesby Digital Bridge > Görsel: Çöp kutusu: silinen ögeler buradan tek tıkla geri yüklenir. Çöp kutusu ### Silinen dosya nasıl geri alınır? Silinen dosya ve klasörler önce çöp kutusuna gider. Orada belirlenen gün sayısı kadar bekler; geri alma tek bir tıklamadır. Kalıcı silme ayrı bir adımdır ve geri alınamayacağı açıkça yazılan bir onay ister; işlem bitince ne kadar yer açıldığı bildirilir. Depolama ### Depolama sınırı aşılırsa ne olur? Paket depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan reddedilir. Yarım kalmış bir aktarım, bozuk bir arşiv ya da sonradan fark edilen bir aşım oluşmaz. Bir klasör sürükleyip bırakıldığında onlarca dosya aynı anda yüklenmeye başlasa bile toplam doğru hesaplanır. Her dosyanın tek başına sığıyor görünüp toplamda sınırın aşılması mümkün değildir. 10varsayılan sürüm tavanı 30gün varsayılan çöp kutusu süresi Özet ### Sürüm ve çöp kutusu ayarları nelerdir? Sürümleme ve çöp kutusu iki ayarla yönetilir: belge başına saklanacak sürüm sayısı ve silinen ögelerin çöp kutusunda bekleyeceği gün sayısı. İkisini de kurum yöneticisi belirler. SmartFiles sürüm ve çöp kutusu ayarlarıAyarVarsayılanNasıl çalışırSürüm tavanı10 sürümTavanı aşan en eski sürümler kendiliğinden silinir; tavan düşürülmeden önce etki gösterilirÇöp kutusu süresi30 günSüre dolan ögeler kalıcı olarak silinir; o güne kadar tek tıkla geri gelirKalıcı silmeElle, onaylıGeri alınamayacağını yazan bir onay ister; açılan yer işlem sonunda bildirilir Pakette sürüm tavanının üst sınırı dosya başına 10 sürümdür. Görevler ekranındaki Sona erecekler bölümü; saklama süresi dolan ya da dolacak belgeleri ve sizin oluşturduğunuz, süresi bitecek paylaşım bağlantılarını alana göre süzülebilen tek listede gösterir. Kaynaklar ### E-postadan gelen belgeler de sürümlenir mi? Evet. SmartFiles'a yüklenen bir e-posta eki, diğer dosyalarla aynı kurallara tabidir: aynı klasöre aynı adla yüklendiğinde yeni bir sürüm olur, silindiğinde çöp kutusuna gider. Ayrıntı: SmartFiles ve SmartMail birlikte. Belgelerin içeriğinin nasıl özetlendiği yapay zekâ ile belge analizi, alanların nasıl kurulduğu departman bazlı dosya alanları sayfasında anlatılır. ### Bir daha “hangisi sonuncu” sorusu sorulmasın Demo hesabında bir belgenin birkaç sürümü yüklenip geri dönülür. Nasıl çalıştığı beş dakikada görülür. Satın alDemo talep edinTüm özellikler → Sürümler arasında ### Sürümleri karşılaştırın, onaylayın, saklama süresini belirleyin Sürümler sekmesinde eski bir sürümün yanındaki Güncelle karşılaştır düğmesi, iki hâli satır satır yan yana getirir: eklenen satırlar yeşil, silinenler kırmızı ve üstü çizili görünür, değişmeyen uzun bölümler kısaltılır. Yapay zekâ yetkisi olan kişi değişiklikleri tek tıkla maddeler hâlinde özetletir: hangi tutar, tarih ya da koşul değişti. Bir belgenin son hâli iki ila altı kişinin sırayla onayına gönderilebilir. Onay tamamlandığında o sürüm, sürüm listesinde Onaylı rozetiyle işaretlenir; sonradan yüklenen bir hâlin yeniden onaylanması gerektiği böylece görülür. Bir klasöre saklama süresi atandığında (1-30 yıl, yüklendiği yılı izleyen yılın başından ya da yüklendiği günden), süresi dolan belgeler sorumluya listelenir. Belgeler kendiliğinden silinmez; karar kullanıcıdadır. Yasal saklama ### Dava ve denetim sürerken belgeyi kilitleyin Bir dava, vergi incelemesi ya da resmî bilgi talebi başladığında ilgili belgelerin bu süreçte silinmemesi gerekir. Kurum yöneticisi bir belgeye ya da klasöre yasal saklama kilidi koyar ve gerekçesini yazar (ör. dava numarası). Kilit, klasörün bütün alt klasörlerine ve belgelerine geçer. Kilitli belgeler çöp kutusuna gönderilemez, kalıcı silinemez ve başka klasöre taşınamaz. Çöp kutusunun otomatik temizliği ve sürüm sınırının eski sürümleri kırpması da kilitli belgeleri atlar; saklama süresi dolmuş olsa bile belge yerinde kalır. Belgeyi okumak, önizlemek ve yeni sürüm yüklemek serbesttir. Kilit koyma ve kaldırma gerekçesiyle etkinlik kaydına yazılır; kurumdaki bütün kilitler ayarlardaki Raporlar sayfasında listelenir. Adım adım ### Sürüm geçmişi adım adım nasıl kullanılır? - Dosyaya tıklayın ve ayrıntı panelinde Sürümler sekmesini açın; her sürüm, yükleyen kişi ve tarihle listelenir. - Bir eski sürümü güncel hâliyle karşılaştırmak için yanındaki Karşılaştır'a tıklayın; eklenen satırlar yeşil, silinenler kırmızı görünür. - Yapay zekâ yetkiniz varsa Değişiklikleri yapay zekâ ile özetle ile farkları maddeler hâlinde görün. - Eski bir sürüme dönmek için yanındaki Bu sürümü geri yükle'ye tıklayın. - Eski içerik yeni bir sürüm olarak eklenir; aradaki sürümlerin hiçbiri silinmez. > Görsel: Ayrıntılı listede her dosyanın kaçıncı sürümde olduğu ve son değiştireni görünür. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Kaç sürüm saklanır?** Belge başına saklanacak sürüm sayısını kurum yöneticisi belirler (en çok 10, varsayılan 10). Tavan düşürülmeden önce kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı gösterilir. **S: Eski sürüme dönmek yeni sürümü siler mi?** Hayır. Geri yüklenen içerik yeni bir sürüm olarak eklenir; aradaki sürümlerin hiçbiri silinmez, gerekirse yeniden dönülebilir. **S: Hangi dosyalarda sürümler karşılaştırılabilir?** Karşılaştırma metni okunabilen belgelerde çalışır: PDF, Word, Excel ve metin dosyaları. Değişmeyen uzun bölümler kısaltılır, farklar bir pencerede gösterilir. **S: Silinen dosya ne kadar çöp kutusunda kalır?** Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda, kurumun belirlediği gün sayısı kadar (varsayılan 30 gün) bekler ve tek tıkla geri yüklenir. Yasal saklama kilidi olan belgeler çöpe gönderilemez. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Yasal saklama kilidi nedir? - Dosya sürüm kontrolü nedir? - Silinen iş dosyası nasıl geri getirilir? Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Sürüm geçmişini görmek ve eski sürüme dönmek - Dosyanın yeni sürümünü yüklemek - Çöp kutusundan dosya geri yüklemek - Saklanacak sürüm sayısını ayarlamak Tüm SmartFiles belgeleri --- # Önizleme Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/onizleme Açıklama: Belgeler, tablolar, videolar ve görseller indirilmeden tarayıcıda açılır; Office belgeleri yönetici onayıyla. Önizlemede belgeye soru da sorulur. ## Dosyaları indirmeden önizleyin SmartFiles dosya önizleme, belgeleri, tabloları, görselleri ve videoları bilgisayara indirmeden tarayıcıda açan görüntüleme katmanıdır. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, PNG, JPEG, GIF, WebP ve SVG görselleri ve video doğrudan açılır; Word, Excel ve PowerPoint belgeleri yöneticinin onayıyla önizlenir. Önizleme penceresinde belgeye yapay zekâ ile soru da sorulur. Neden önemli ### Dosya önizleme neden indirmekten daha güvenlidir? Dosya önizleme, belgeyi indirmeden içeriğini tarayıcıda gösterir. İndirilen her dosya, kurumun denetimi dışındaki bir diskte yeni bir kopya demektir: yetki geri alındığında o kopya yerinde kalır. Önizlemede ise belge, SmartFiles'ın yetki kuralları içinde kalır. Görüntüleme bağlantıları kısa ömürlüdür ve birkaç dakika içinde geçersizleşir; bağlantı başkasına iletilse bile kalıcı bir erişim yolu oluşmaz. İndirmek gerektiğinde "İndir" düğmesi her dosya türünde görünür. Desteklenen türler ### Hangi dosyalar tarayıcıda önizlenir? SmartFiles'ta beş dosya ailesi tarayıcıda açılır: görseller, videolar, PDF belgeleri, metin ve kod dosyaları ve Office belgeleri. Her aile kendi görünümüyle gösterilir. SmartFiles önizleme desteğiDosya ailesiBiçimlerNasıl gösterilir GörselPNG, JPG/JPEG, GIF, WebP, SVGTam boyutta açılır; dosya listesinde küçük resim olarak da görünür. VideoMP4, WebMTarayıcının oynatıcısıyla, indirmeden oynatılır. PDFPDFSayfalarıyla birlikte tarayıcıda açılır. Metin ve kodTXT, MD, JSON, LOG, XML, YAML, INI, SQL ve yaygın programlama dilleriDüz metin olarak, 2 MB'a kadar; Türkçe karakterler doğru gösterilir. TabloCSVSatır ve sütunlarıyla tablo olarak; ilk 500 satır. OfficeWord, Excel, PowerPoint (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx)Yönetici etkinleştirdiğinde, 10 MB'a kadar belgeler için. Türkçe metin ### Türkçe karakterler neden bozuk görünmez? SmartFiles metin dosyalarının karakter kodlamasını önizlemeden önce denetler. Eski sistemlerden gelen ve Türkçe Windows kodlamasıyla kaydedilmiş dosyalar da doğru okunur; "ş", "ğ" ve "ı" harfleri soru işaretine dönüşmez. Muhasebe ve ERP yazılımlarından dışa aktarılan CSV dosyaları bu yüzden önizlemede tablo olarak, doğru başlıklarla açılır. Bir dosyanın içeriğine bakmak için elektronik tablo programını açmak gerekmez. Office önizleme ### Word, Excel ve PowerPoint dosyaları nasıl önizlenir? Ofis dosyası önizleme isteğe bağlıdır: Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde tarayıcıda açılır. Bu özellik belgenin içeriğini harici bir çevrim içi görüntüleyiciye gönderdiği için varsayılan olarak kapalıdır; karar ve sorumluluk kurumdadır. Açık olduğunda 10 MB'a kadar belgeler, biçimlendirmesi korunarak gösterilir. Kapalıyken de belgeler her zaman indirilebilir; Word ve Excel belgeleri yapay zekâ ile özetlenir ve içerikleri hakkında soru sorulabilir. Ayar tek düğmeyle açılır ya da kapanır. Dosya listesi ### Dosyayı açmadan içeriği nasıl anlaşılır? Dosya listesinde görseller küçük resim olarak görünür; belgelerin yanında ise yapay zekânın yükleme anında ürettiği kısa özet durur. Böylece bir klasörde aranan dosya, tek tek açılmadan bulunur. Liste ızgara, ayrıntılı liste ve kutucuk görünümleri arasında değiştirilir. Klasörlerin toplam boyutu ve dosya sayısı alt klasörler dahil yazılır; seçilen dosyanın ayrıntıları, notları ve sürümleri sağ panelde açılır. Önizleme penceresi Esc tuşuyla kapanır ve liste kaldığı yerde durur. Yoğun bir klasörde onlarca belgeye göz atmak, her birini indirip açmaktan çok daha kısa sürer. #### Mobil uygulamada önizleme Görseller SmartFiles mobil uygulamasında tam ekran açılır; bir depo yerleşim planı ya da sahadan çekilmiş bir fotoğraf indirilmeden incelenir. > Görsel: İndirmeden önizleyin. Yetki ### Önizlemeyi kimler görebilir? Önizleme, dosyanın bulunduğu depo alanında "Okuma" yetkisi olan kişilere açıktır. Okuma yetkisi olmayan kişi alanı kenar çubuğunda hiç görmez; dolayısıyla alandaki dosyaların önizlemesine de ulaşamaz. Yetki kişi ya da departman bazında verilir ve değişiklikler açık ekranlara anında yansır. Bir kişinin yetkisi kaldırıldığında, o alanın dosyaları ekranından da çekilir. Ayrıntı: alan bazlı yetkilendirme. Önizlemede yapay zekâ ### Önizleme sırasında belgeye soru sorulabilir mi? Evet. Önizleme penceresinin sağında sohbet alanı durur ve ana ekrandaki sohbetle aynı kalır. Belge açıkken "fesih bildirimi kaç gün önce yapılmalı?" gibi bir soru sorulur; yanıt belgenin kendi metninden üretilir. Sohbet, "Yapay zekâ" yetkisi olan kişilere açıktır ve yalnız kişinin görme yetkisi olan dosyaları okur. Ayrıntı: yapay zekâ ile belge analizi. Sürümler ve e-posta ### Eski sürümler ve e-posta ekleri nasıl görüntülenir? Bir dosyanın önceki sürümleri ayrı ayrı indirilebilir ve gerektiğinde geri yüklenir; hangi sürümün geçerli olduğu listede yazar. Ayrıntı: dosya sürüm geçmişi. Aynı indirmeden görüntüleme anlayışı kurumsal e-posta ürünü SmartMail'de de geçerlidir: mail ekleri indirilmeden önizlenir. İki ürünün birlikte çalışması e-posta eklerini arşivleme sayfasında anlatılır. Demoyu görünPaketleri inceleyin Adım adım ### Bir dosya adım adım nasıl önizlenir? - Dosyaya çift tıklayın ya da dosyayı seçip ayrıntı panelinde Önizle'ye tıklayın. - Belgeyi büyütmek için Tam ekran'a tıklayın. - Önizleme açıkken ← ve → tuşlarıyla klasördeki önceki ve sonraki dosyaya geçin. - Yapay zekâ açıksa önizleme penceresinin yan tarafındaki kutuya yazarak belgeye soru sorun. - Dosyayı bilgisayarınıza almanız gerekiyorsa İndir'e tıklayın. > Görsel: Önizleme penceresinde belge indirilmeden açılır; İndir ve Tam ekran düğmeleri üstte durur. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Hangi dosyalar indirilmeden açılır?** PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, PNG, JPEG, GIF, WebP ve SVG görselleri ile MP4/WebM videolar doğrudan gösterilir; Türkçe Windows kodlamasıyla kaydedilmiş metin dosyaları da doğru okunur. **S: Önizleme için dosya indirilir mi?** Hayır. Önizleme dosyayı indirmeden tarayıcıda gösterir; görüntüleme bağlantıları kısa ömürlüdür ve birkaç dakika içinde geçersizleşir. **S: Birden çok dosya birlikte indirilebilir mi?** Evet. Dosyaları seçip üstte çıkan İndir düğmesiyle tek seferde, klasör yapısı korunarak ZIP olarak indirirsiniz; tek seferde en fazla 500 dosya ve toplam 2 GB. **S: Önizlemede belgeye soru sorulabilir mi?** Evet. Yapay zekâ açıksa ve yapay zekâ yetkiniz varsa önizleme penceresinin yanındaki kutudan belgeye soru sorarsınız; yanıt belgenin içeriğine dayanır. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Taranmış PDF'te metin nasıl aranır? - Dosyayı önizlemek ve indirmek - Toplu indirmek Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Dosyayı önizlemek ve indirmek - Office önizlemesini açmak ya da kapatmak - Office belgesi önizlemede açılmıyor Tüm SmartFiles belgeleri --- # İşbirliği Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/isbirligi Açıklama: Dosyaya görev, onay ya da inceleme atayın, not bırakın, belgeleri birbirine bağlayın, etiketleyin; ekip içi yazışma dosyanın yanında kalır. ## Dosya üzerinde ekip çalışması SmartFiles'ta dosya üzerinde ekip çalışması, bir belgeyle ilgili işin, konuşmanın ve kararın o belgenin yanında tutulmasıdır. Dosyaya görev, onay ya da inceleme isteği atanır, not bırakılır, ilgili belgeler birbirine bağlanır, dosyalar renkli etiketlerle işaretlenir ve ekip içi yazışma dosyaya bağlanır. Değişiklikler açık ekranlara anında yansır. Sorun ### Dosya hakkındaki konuşma neden dağılır? Dosya hakkındaki konuşma dağılır, çünkü belge bir yerde, onunla ilgili iş başka bir yerde yürür. Sözleşme ortak sürücüde durur; "şu maddeye bakar mısın" isteği bir mesajlaşma grubunda, onay bir e-posta zincirinde, son karar ise birinin hafızasında kalır. Aylar sonra "bu sözleşmeyi kim onayladı" diye sorulduğunda cevap üç ayrı araçta aranır. SmartFiles bu dağınıklığı belgenin yanına toplar: iş, not, bağlantı ve yazışma dosyayla birlikte durur ve dosyayla birlikte yetkiye tabidir. Görevler ### Dosyaya görev nasıl atanır? Dosyaya görev, dosyanın yanındaki panelden bir çalışma arkadaşı seçilerek atanır; istenirse bir son tarih eklenir. Üç tür iş tanımlanabilir: yapılacak bir görev, verilecek bir onay ya da yapılacak bir inceleme. Her birinin sonucu ayrı ayrı kaydedilir. SmartFiles'ta dosyaya atanabilen iş türleriİş türüNe için kullanılırSonuçlanma biçimi Görev"Faturayı kontrol et", "eksik sayfayı ekle" gibi yapılacak bir işTamamlandı ya da iptal edildi OnayBir sözleşmenin, teklifin ya da raporun onaylanmasıOnaylandı, reddedildi ya da iptal edildi İncelemeBir belgenin okunup gözden geçirilmesiİncelendi ya da iptal edildi Sonuçlanan her iş, kimin ne zaman sonuçlandırdığıyla birlikte damgalanır. Görevler iki listede izlenir: bana atananlar ve benim açtıklarım. Kişi kendi iş yükünü, atayan kişi de verdiği işlerin durumunu tek yerden görür. Görev atamak kimseye yeni erişim vermez. Atanan kişinin o depo alanında zaten okuma yetkisi yoksa atama yapılmaz; yetkiler yalnız yetki ekranından değişir. Böylece "görev verdim, dosya da açıldı" gibi fark edilmeyen bir yetki genişlemesi oluşmaz. Notlar ### Dosya notları kimler tarafından görülür? Dosya notları, dosyayı görebilen herkes tarafından okunur; not yazmak ise ayrı bir yetkidir. "Bu sürümde fiyat tablosu güncellendi" gibi bir bilgi, belgeyi açan bir sonraki kişinin ilk göreceği şey olur. Şirket genelindeki not akışı, kişinin görebildiği tüm alanlardaki son notları tek ekranda toplar. Akış bilinçli olarak daraltılır: kişi, erişemediği bir alandaki dosyanın adını ya da notunu akışta da görmez. Notu yalnızca yazarı düzeltebilir ya da silebilir; kurum yöneticisinin bu konudaki yetkisi saklıdır. Not yazıldığı anda o dosyayı açık tutan ekip arkadaşlarının ekranına düşer. İlişkilendirme ### Birbirine ait belgeler nasıl bağlanır? Birbirine ait iki belge, dosya ilişkilendirmesiyle bağlanır: bir sözleşme ile eki, bir teklif ile siparişi, bir rapor ile kaynak tablosu. Bağlantı iki uçtan da görünür; hangi belgeden açılırsa açılsın diğerine tek tıkla gidilir. İlişkiler de yetkiye tabidir. Kişinin göremediği bir dosyaya giden bağlantı ona hiç gösterilmez; "burada göremediğiniz bir belge var" gibi bir iz bile bırakılmaz. Farklı alanlardaki belgeler böylece güvenle birbirine bağlanır. Etiketler ### Dosyalar etiketlerle nasıl düzenlenir? Dosyalar, depo alanına özel, ikonlu ve renkli etiketlerle işaretlenir: "imzada", "arşivlik", "müşteriye gitti" gibi. Etiketler klasördeki dosyaların altında ikonlarıyla görünür; bir bakışta hangi belgenin hangi aşamada olduğu anlaşılır. Her depo alanı kendi etiket kümesini kullanır; Muhasebe'nin etiketleri Proje alanını kalabalıklaştırmaz. Etiketlemek, not yazma yetkisi olan kişilere açıktır. İç yazışma ### Ekip içi yazışma dosyaya nasıl bağlanır? SmartFiles'ın iç yazışma bölümünde kullanıcılar birbirine mesaj yazar ve bir konuşma, bir dosyaya ya da bir göreve bağlanabilir. Okunmamış mesaj sayısı her zaman görünür. Konuşmaya katılmak, bağlı dosyayı açmaz: dosyayı göremeyen bir katılımcıya dosyanın işareti hiç gösterilmez. Konuşmalar kurumun kendi veritabanında durur ve yalnız o kurumun üyeleri arasında yürür. Canlı ekran ### Ekip arkadaşının yaptığı değişiklik ne zaman görünür? Anında; ekip çalışması canlı bir ekranda yürür. Bir çalışma arkadaşı dosya yüklediğinde, taşıdığında, not bıraktığında ya da bir yetki değiştiğinde açık olan ekranlar kendiliğinden güncellenir; sayfayı yenilemek gerekmez. Aynı olaylar SmartFiles mobil uygulamasına ve bildirimlere de ulaşır. Bir dosyanın e-postayla gönderilmesi gerektiğinde panelden çıkılmaz: seçilen dosyalar SmartMail üzerinden gönderilir. Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme. Alanların nasıl kurulduğu departman bazlı dosya alanları, belgelerin nasıl önizlendiği dosya önizleme sayfasında anlatılır. Demoyu görünPaketleri inceleyin Onay ve paylaşım ### Sıralı onay ve kurum dışıyla paylaşım Tek kişilik onayın yetmediği belgeler için sıralı çoklu onay başlatılır: örneğin önce birim müdürü, sonra hukuk, sonra genel müdür. Her onaylayıcının Görevler listesine sırası geldiğinde bir onay görevi düşer; zincirin hangi adımda olduğu dosyanın Görevler sekmesinde görünür. Kurum dışındaki bir müşteriye ya da tedarikçiye dosya göndermek için, yönetici kurum ayarlarından dış paylaşımı açtıktan sonra dış paylaşım bağlantısı oluşturulur. Bağlantı süreli, isteğe bağlı parolalı ve indirme sınırlıdır; her indirme etkinlik geçmişine yazılır ve bağlantı istenen an iptal edilir. Bağlantı adresi yalnız oluşturulduğu anda gösterilir. Sık hazırlanan teklif ve sözleşmeler için ekip ortak bir Word şablonu kullanır: şablondaki {{Müşteri Adı}}, {{Tutar}} gibi alanlar bir pencerede doldurulur ve belge doğrudan müşterinin klasörüne kaydedilir. Teklif, çizim ya da sözleşme gibi dağıtılmaması gereken PDF ve görseller yalnız görüntüleme bağlantısıyla gönderilir (Word ya da Excel belgesi önce PDF'ye çevrilir): alıcı belgeyi tarayıcıda okur, indirme ve yazdırma kapalıdır; açmadan önce adını ve e-postasını yazar, bu bilgiler tarihle birlikte her sayfaya filigran olarak basılır ve her açılış kayda geçer. Bağlantı mobil uygulamadan da bu şekilde oluşturulur. Paylaştığınız dosya indirildiğinde ya da görüntülendiğinde mobil uygulamada bildirim alırsınız. Onay zinciri imzalı başlatılırsa her onaylayan adını yazarak imzalar; imza kaydında yazılan ad, zaman ve belgenin SHA-256 özeti yer alır. Bu kayıt elektronik onay kaydıdır, güvenli elektronik imza değildir. > Görsel: Yalnız görüntüleme — alıcının adı, e-postası ve açtığı zaman her sayfada filigran olarak. Kurum dışından ### Müşteriden ve adaydan belgeyi tek bağlantıyla toplayın Kimlik fotokopisi, diploma, fatura ya da imzalı sözleşme gibi belgeleri e-posta ekleriyle tek tek toplamak yerine, belgelerin gideceği klasör için bir yükleme bağlantısı oluşturulur. Bağlantıyı alan kişi SmartFiles hesabı açmadan, telefonundan ya da bilgisayarından dosyalarını yükler; istenen belgelerin listesi yükleme sayfasında görünür. Yükleyen kişi klasörün içini, başkalarının yüklediklerini göremez. Gelen dosyalar doğrudan klasörde görünür, aynı adlı bir belgenin üzerine yazılmaz; her dosya gönderenin adı ve e-postasıyla kaydedilir. Bağlantının süresi, parolası ve dosya sınırı isteğe bağlıdır; bağlantı istenen an iptal edilir. SmartFiles kullanan kurumlarda bir mailin eki tek tıkla SmartFiles'a kaydedilir; kişi, yazma yetkisi olan alanlar arasından hedefi ve isterse klasörü seçer, yöneticinin belirlediği bir alan varsa önceden seçili gelir. Her klasöre özel bir e-posta adresi oluşturulabilir; o adrese gönderilen ekler klasöre dosya olarak düşer. Çalıştırılabilir ve betik dosyaları kabul edilmez, adres istenen an kapatılır. Takvim ### Kaçırılmaması gereken tarihler belgenin yanında Bir sözleşmenin bitişi, bir teklifin geçerlilik sonu ya da her ay verilmesi gereken bir bildirge, ilgili belgenin ya da klasörün Takvim bölümüne eklenir. Tarih kime hatırlatılacaksa o kişi seçilir; zamanı gelince bildirim gider ve belge için sorumlunun Görevler listesine son tarihli bir görev düşer. Görevler ekranının üstündeki Yaklaşan tarihler, kişinin önümüzdeki 90 gününü tek listede gösterir: belge ve klasör tarihleri, eklenen toplantılar ve SmartMail'de kurulan yanıt hatırlatmaları. Takvim Smart360 ürünleri arasında ortaktır; bir üründe eklenen tarih diğerinde de görünür. Aynı takvim mobil uygulamada ay görünümüyle açılır; tarihler telefondan da eklenir ve tamamlanır. Takvime hiçbir tarih kendiliğinden eklenmez: yapay zekânın bulduğu tarihler ve gelen toplantı davetleri yalnız kullanıcı eklediğinde takvime girer. Kimin neyi, ne zaman eklediği, tamamladığı ya da kaldırdığı ve gönderilen hatırlatmalar belgenin etkinlik geçmişinde görünür. Adım adım ### Dış paylaşım bağlantısı adım adım nasıl oluşturulur? - Kurum yöneticisi dış paylaşımı ayarlardan açmış olmalıdır; açık değilse bağlantı düğmesi görünmez. - Dosyayı seçin; ayrıntı panelinde Dış paylaşım bağlantısı'na tıklayın. - Geçerlilik süresini seçin; isterseniz Parola ve İndirme sınırı girin. PDF, görsel ya da metin dosyasında indirmeyi kapatmak için Yalnız görüntüleme'yi işaretleyin. - Bağlantı oluştur'a tıklayın ve adresi Kopyala ile alıp gönderin; adres yalnız bu anda gösterilir. - Bağlantıyı iptal etmek için Etkin bağlantılar listesinde İptal et'e tıklayın. > Görsel: Yalnız görüntüleme bağlantısında belge her sayfada alıcının adı, e-postası ve tarihle filigranlı açılır. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Dış paylaşım neden kapalı geliyor?** Dış paylaşım kurum ayarıdır ve varsayılan olarak kapalıdır; belgelerin kurum dışına hangi yolla çıkacağına kurum karar versin diye. Kurum yöneticisi ayarlardan açtıktan sonra okuma yetkisi olan kullanıcılar bağlantı oluşturabilir. **S: Paylaşım bağlantısı ne kadar geçerli olur?** Dosya paylaşım bağlantısı 1 ile 30 gün arasında geçerli olur; parola ve indirme sınırı isteğe bağlıdır. Bağlantı süresi dolmadan da istenen an iptal edilir ve her indirme etkinlik geçmişine yazılır. **S: Yalnız görüntüleme hangi dosyalarda kullanılır?** PDF, görsel ve metin dosyalarında. Alıcı belgeyi tarayıcıda okur; indirme düğmesi yoktur ve belge her sayfada alıcının adı ve tarihle filigranlı açılır. Word ya da Excel belgesi bu yolla gönderilecekse önce PDF'ye çevrilir. **S: Bağlantıyı açan çalışan kurumdan ayrılırsa ne olur?** Bağlantı çalışmaz. Paylaşım ve yükleme bağlantıları, onları açan kişinin kurumdaki erişimine bağlıdır; kişi kurumdan çıkarıldığında ya da alan arşivlendiğinde bağlantı açılmaz. **S: E-posta ekleri SmartFiles'a nasıl gelir?** SmartMail'de ek kartındaki SmartFiles'a kaydet ile; açılan pencerede kişi yazma yetkisi olan bir alanı ve isterse bir klasörü seçer. Kişiye kapalı klasörler listede görünmez. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Müşteriden dosya nasıl toplanır? - Yalnız görüntüleme ile belge paylaşmak - Dış paylaşımı açmak Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Görev, onay ya da inceleme atamak - Dosyaya not yazmak ve not akışını izlemek - Dosyaları birbirine bağlamak - İş arkadaşlarıyla mesajlaşmak Tüm SmartFiles belgeleri --- # Smart360 ürün ailesi Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/ekosistem Açıklama: SmartFiles'taki dosyalar indirilmeden SmartMail üzerinden e-postayla gönderilir; iki ürün tek hesapla açılır, çalışanlar bir kez tanımlanır. ## SmartFiles ve SmartMail birlikte SmartFiles ile SmartMail arasındaki bağlantı, arşivdeki dosyaları panelden çıkmadan, indirmeden e-postayla göndermeyi sağlar. İki ürün Smart360 ailesinin parçasıdır: aynı kimlikle girilir, çalışanlar ve departmanlar bir kez tanımlanır, yetkiler her iki yönde de korunur. Tek kimlik ### Smart360 ürünlerine tek kimlikle nasıl girilir? Her uygulama için ayrı hesap açmak, ayrı parola hatırlamak ya da birinden çıkıp diğerine girmek gerekmez. Sağ üstteki menüden diğer ürüne geçilirken parola yeniden sorulmaz. 1 #### Tek parola SmartID ile ailedeki tüm ürünlere aynı parolayla girilir. 2 #### Tek çalışan listesi Bir çalışan bir kez tanımlanır; ürünlerin hepsinde görünür. 3 #### Tek tıkla geçiş Ürünler arasında geçilirken oturum güvenli biçimde devredilir. 4 #### Tek abonelik Hangi ürünün ne kadar kullanıldığı tek yerden yönetilir. SmartMail entegrasyonu ### Arşivdeki dosya e-postayla nasıl gönderilir? Kurumsal e-posta ürünü SmartMail ile SmartFiles bağlıdır. Dosyayı indirip e-postaya yeniden eklemek gerekmez. - Arşivdeki dosya e-posta ile gönderilirBir belge SmartFiles'tan çıkmadan, SmartMail üzerinden gönderilir. Önce indirip sonra eklemek gerekmez. - Bir sorun olursa nedeni bildirilirEk çok büyükse ya da o kutuda gönderme yetkisi yoksa bu açıkça bildirilir. Ürün “bir sorun oluştu” deyip tahmine bırakmaz. - Mailin eki tek tıkla kaydedilirSmartFiles kullanan kurumlarda bir mailin eki tek tıkla SmartFiles'a kaydedilir; kişi, yazma yetkisi olan alanlar arasından hedefi ve isterse klasörü seçer, yöneticinin belirlediği bir alan varsa önceden seçili gelir. Yönetim ### Çalışanlar ve yetkiler nerede yönetilir? Kurumsal hesap, çalışanlar ve abonelik Smart360 tarafında yönetilir. SmartFiles yalnızca kendi işine odaklanır: dosya, yetki ve içerik. Bunun pratik sonucu şudur: işe alınan bir çalışan iki ayrı yerde tanımlanmaz. Smart360 üzerinden ürüne atandığı anda, SmartFiles'ın yetki ekranında satır olarak belirir. İşten ayrılan biri için de aynısı geçerlidir: kurumdan çıkarıldığı anda SmartFiles'taki yetkileri kendiliğinden temizlenir. Ürün ailesi ### SmartFiles hangi ailenin ürünüdür? SmartFiles, Smart360 ailesinin ürünüdür. Kurumsal hesap, çalışanlar ve abonelik Smart360 tarafında yönetilir; aynı kimlikle ailedeki diğer ürünlere de girilir. Ailedeki ürünlerin tamamı smart360.com.tr adresinde anlatılır. Gönderim ### Arşivden e-postaya dosya nasıl gönderilir? Gönderimde iki üründe de kişinin yetkisi denetlenir. Aşağıdaki tablo nasıl işlediğini özetler. SmartMail ile SmartFiles arasında dosya akışıYönNasıl yapılırHangi yetki denetlenirArşivden e-postayaSmartFiles'ta dosyalar seçilir, SmartMail üzerinden e-posta eki olarak gönderilir; tek seferde 10 dosyaya kadarSmartFiles'ta okuma, SmartMail'de o kutudan gönderme yetkisi Arşivden gönderilen dosyanın iki ürün arasında kalıcı bir kopyası tutulmaz; dosya gönderim anında, kısa ömürlü bir bağlantıyla SmartMail'e aktarılır. Bir adım tamamlanamazsa sebebi açıkça yazılır: ek çok büyükse ya da kişinin o kutudan gönderme yetkisi yoksa, "bir sorun oluştu" yerine ne olduğu söylenir. SmartMail ### SmartMail kurumsal e-posta ne sunar? SmartMail, kurumların ortak ve kişisel posta kutularını tek bir web panelinden yöneten, yapay zekâ destekli kurumsal e-posta hizmetidir. Gelen her maili SPF, DKIM ve DMARC ile denetler, her posta kutusu için dokuz ayrı izin tanımlar ve kurum adına çıkacak mailleri gönderimden önce onaya sunabilir. SmartFiles ile birlikte kullanıldığında arşivdeki belgeler indirilmeden e-postayla gönderilir. Ayrıntı: paylaşımlı posta kutusu yönetimi ve SmartMail. Smart360 ailesinin tamamı Smart360 ekosistemi sayfasında anlatılır. ### İkisini birlikte görün SmartFiles ve SmartMail aynı demo görüşmesinde gösterilebilir. Arşivdeki bir dosyanın e-postayla nasıl gönderildiği canlı olarak izlenir. Satın alDemo talep edinTüm özellikler → Adım adım ### Arşivdeki dosya adım adım nasıl e-postayla gönderilir? - Göndereceğiniz dosyaları seçin ve Postayla gönder'e tıklayın. - Alıcı alanına e-posta adresini yazın; gerekirse CC (opsiyonel) alanını doldurun. - Hangi SmartMail kutunuzdan gideceğini seçin ya da boş bırakın. - Konu ve Mesaj'ı yazıp Gönder'e tıklayın. - E-posta SmartMail'in gönderilenler klasöründe görünür; gönderim alanın etkinlik geçmişine de yazılır. > Görsel: Seçili dosyalar indirilmeden, SmartMail kutusundan e-posta eki olarak gönderilir. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: SmartFiles, SmartMail olmadan kullanılabilir mi?** Evet. SmartFiles tek başına kurumsal dosya yönetimi olarak kullanılır; dosyaları e-postayla gönderme özelliği SmartMail kullanan kurumlarda açılır. **S: Gönderimde hangi yetkiler denetlenir?** SmartFiles'ta dosyanın bulunduğu alanda okuma yetkisi, SmartMail'de ise seçilen kutudan gönderme yetkisi gerekir; ikisinden biri yoksa gönderim yapılmaz ve nedeni açıkça yazılır. **S: Tek seferde kaç dosya gönderilir?** Tek gönderimde en fazla 10 dosya eklenir. Dosyanın iki ürün arasında kalıcı bir kopyası tutulmaz; dosya gönderim anında kısa ömürlü bir bağlantıyla SmartMail'e aktarılır. **S: İki ürüne ayrı parolayla mı girilir?** Hayır. SmartFiles ve SmartMail aynı Smart360 kimliğiyle açılır; çalışanlar ve departmanlar bir kez tanımlanır ve iki üründe de aynı yetki yapısı kullanılır. **S: E-posta ekleri SmartFiles'a nasıl gelir?** SmartMail'de ek kartındaki SmartFiles'a kaydet ile; açılan pencerede kişi yazma yetkisi olan bir alanı ve isterse bir klasörü seçer. Kişiye kapalı klasörler listede görünmez. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Dosyayı SmartMail ile e-postayla göndermek - E-posta ekleri düzenli olarak nasıl arşivlenir? - Başka firmadaki hesabı eklemek Nasıl yapılır ### Adım adım belgeler - Dosyayı SmartMail ile e-postayla göndermek - Başka firmadaki hesabı eklemek ve ürüne geçmek Tüm SmartFiles belgeleri --- # Karşılaştırma Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/karsilastirma Açıklama: SmartFiles ile standart dosya paylaşım servislerinin farkı tek tabloda: departman alanları, ayrıntılı yetki, yapay zekâ belge analizi, sürüm yönetimi. ## SmartFiles ve standart dosya paylaşım servisleri SmartFiles, departman bazlı depo alanları, alan başına sekiz bağımsız yetki, yüklemede otomatik yapay zekâ belge raporu ve dosya üzerinde ekip çalışması sunan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Standart dosya paylaşımının yükleme, klasör ve paylaşım işlevlerini de içerir. Aşağıdaki tablo, ayrıştığı yetenekleri satır satır karşılaştırır. Son güncelleme: 23.09.2026 Karşılaştırma ### SmartFiles standart dosya paylaşımından hangi noktalarda ayrışır? SmartFiles dört alanda ayrışır: düzen ve yetki, yapay zekâ, sürüm ve güvence, ekip çalışması ve ekosistem. Tablodaki her satır üründe bugün çalışan bir yeteneği anlatır; satır adına tıklandığında ayrıntısı açılır. "Standart dosya paylaşım servisleri" sütunu, yaygın bulut dosya paylaşım hizmetlerinin temel paketlerindeki genel durumu özetler. Hizmetler ve paketler arasında farklar vardır; bu sütun bir ürünü değil, kategorinin tipik hâlini anlatır. SmartFiles ile standart dosya paylaşım servislerinin karşılaştırmasıYetenekSmartFilesStandart dosya paylaşım servisleriDüzen ve yetkiDepartman bazlı depo alanlarıHer departman ya da proje için ayrı alan; kendi yetkisi, rengi, etiketi ve istatistiğiGenellikle klasör paylaşımıyla, elle kurulurAyrıntılı yetkiHer alanda sekiz bağımsız yetki: okuma, yazma, düzenleme, silme, klasör, yapay zekâ, geçmiş, notGenellikle görüntüleme ya da düzenleme; ara seçenekler sınırlıDepartmana göre erişimDepartman eklenir; kişi departman değiştirince erişimi kendiliğinden değişirGenellikle kişi kişi yönetilirGörünmeyen alanın gizliliğiOkuma yetkisi olmayan alan listede hiç görünmez; bağlantılar ve notlar da aynı sınıra uyarÇoğunda paylaşım adı ya da yolu görünür kalabilirYapay zekâYüklemede otomatik belge raporuÖzet, Ana Noktalar, Yapı, Dikkat Çeken Detaylar; kısa özet listedeÇoğunda yok ya da ek ücretliBelgeyle ve klasörle sohbetTek belgeye ya da klasörün tamamına soru; yanıt yalnız görülebilen dosyalardanEk ücretli paketlerde, sınırlıGörüntü analiziTaranmış evrak ve ekran görüntüleri de okunurSınırlıYapay zekânın yetkiyle yönetimiYapay zekâ ayrı bir yetkidir, kişi kişi verilir; kurum geneli kapatılabilirGenellikle hesap düzeyinde açık ya da kapalıSürüm ve güvenceOtomatik sürümlemeAynı adla yüklenen dosya yeni sürüm olur; eski sürüm tek tıkla geri gelirYaygın; saklama süresi ve sayısı sınırlı olabilirSürüm tavanının etkisini önceden görmeTavan düşürülmeden önce silinecek sürüm sayısı ve açılacak yer gösterilirÇoğunda yokKlasör dahil geri yüklemeSilinen klasör içindekilerle birlikte çöp kutusundan geri gelir; saklama süresini kurum belirlerYaygın; süre genellikle sabitYüklemeden önce kota denetimiTavan aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; yarım dosya oluşmazGenellikle yükleme sırasında hata verilirEkip çalışması ve ekosistemDosya üzerinde görev, onay ve incelemeDosyaya iş atanır; sonuç ve son tarih kaydedilirÇoğunda ayrı iş takip aracı gerekirDosya ilişkilendirme ve not akışıSözleşme ile eki bağlanır; notlar şirket genelinde akışta görünürÇoğunda yorumla sınırlıKurumsal e-postayla tek kimlikSmartMail ile aynı hesap; dosya maile tek tıklaÇoğunda ayrı ürün ve ayrı yönetim Uygunluk ### SmartFiles hangi kurumlar için uygundur? SmartFiles, belgelerini departmanlar arasında düzenli ve denetlenebilir biçimde paylaşmak isteyen kurumlar için tasarlanmıştır. Tipik örnekler şunlardır: - ortak sürücüde klasör izinlerini yönetmekte zorlanan şirketler, - sözleşme, fatura ve teklif gibi belgeleri açmadan anlamak isteyen finans, hukuk ve satın alma ekipleri, - yanlış sürümün gönderilmesinden ya da silinen dosyanın kaybolmasından kaçınmak isteyen proje ekipleri, - e-posta ve dosya yönetimini tek kimlikle, tek panelden yönetmek isteyen şirketler. Kullanıcı sayısı sınırı yoktur; depolama alanı ve yapay zekâ hakkı ihtiyaç arttığında ek alan ve ek token paketleriyle genişletilir. Demoyu görünPaketleri inceleyin Adım adım ### SmartFiles'a geçiş adım adım nasıl yapılır? - Smart360 kiracı panelinde (tenant.smart360.com.tr) SmartFiles'ın Ayarlar sayfasını açın. - Her departman ya da proje için Depo Alanları sayfasından bir alan oluşturun. - Alanın Yetkiler tablosunda departmanlara ve kişilere yetki verin. - Mevcut klasörleri sürükleyip bırakarak yükleyin; klasörün tamamı alt klasör yapısı korunarak aktarılır. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir. - Yüklenen belgelerin içeriğinde arama için ayarlardaki Belge içeriğinde arama bölümünden dizini tamamlayın. > Görsel: Geçişten sonra belgelerdeki notlar ve değişiklikler alanın akışında görünür. Sık sorulanlar ### Sık sorulan sorular **S: Kurulum için altyapı çalışması gerekiyor mu?** Gerekmez. SmartFiles bulutta çalışır; kurumda kurulacak bir sunucu ya da bakımı üstlenilecek bir yazılım bulunmaz. Kurumsal hesap açılır, çalışanlar Smart360 panelinden eklenir ve depo alanları tanımlanır. **S: Mevcut dosyalarımızı nasıl taşırız?** Klasörler sürükleyip bırakılarak taşınır; bir klasörün tamamı tek seferde, alt klasör yapısı korunarak yüklenir. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; aktarım sınır yüzünden yarıda kesilmez. **S: En büyük dosya boyutu nedir?** Tek dosya için sınır 1 GB'tır. Daha büyük bir dosya seçildiğinde yükleme başlamadan bildirilir. **S: Aynı adlı dosya yüklenince ne olur?** Aynı klasöre aynı adla yüklenen dosya yeni bir sürüm olur; eskisi sürüm geçmişinde durur ve gerektiğinde geri yüklenir. Hiçbir dosyanın üzerine habersiz yazılmaz. İlgili yazılar ### Konuyla ilgili rehber ve yazılar - Ortak klasör karmaşası nasıl çözülür? - Şirket belge arşivi nasıl düzenlenir? - Dosya yüklemek --- # Paketler Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/paketler Açıklama: SmartFiles fiyatı: tek paket, kullanıcı sınırı yok; depolama ve aylık yapay zekâ hakkı dahil, ek alan ve token paketleri. USD, KDV hariç, yıllık fatura. Paketler ## Tek paket, kullanıcı sınırı yok Depolama alanı ve yapay zekâ hakkı pakete dahil; ihtiyaç arttıkça ek alan ve ek token eklenir. ### SmartFiles $10/ ay Yıllık faturalanır: $120 / yıl · KDV hariç - 100 GB depolama alanı - Ayda 3 milyon token yapay zekâ hakkı - Kullanıcı sayısı sınırı yok - Dosya başına 10 sürüm geçmişi - Belgeyle ve klasörle sohbet dahil (token hakkından) - Ücretsiz dosya taşıma ve uzman kurulum desteği - Kurulum ücreti yok Satın al ### Ek depolama $10/ ay Her ek +100 GB; ihtiyaç arttıkça yeniden eklenir - Kullanıcı sayısından bağımsız - Tüm depo alanları ortak kullanır - Pakete eklenir, ayrı hesap gerekmez ### Ek yapay zekâ tokeni Ek yapay zekâ token paketleri ve aylık fiyatlarıTokenAylık 1 milyon$25 milyon$720 milyon$2550 milyon$54100 milyon$90 Aylık hak dolduğunda belge özeti ve sohbet ek tokenle sürer. Fiyatlar ABD doları (USD) ve KDV hariçtir; aylık gösterilir, yıllık faturalanır (yıllık bedel aylık bedelin 12 katıdır). Kurulum ücreti yoktur. Kurumsal ya da özel bir ihtiyacınız mı var? Teklif isteyin. ### Paket soruları **S: SmartFiles'ı nasıl satın alırım? ** SmartFiles, Paketler sayfasındaki Satın al düğmesiyle Smart360 üzerinden alınır. Tek paket vardır; fiyat aylık gösterilir, yıllık faturalanır ve kurulum ücreti yoktur. Kurumsal ya da özel bir ihtiyaç için teklif isteyebilir, demoyu hemen deneyebilirsiniz. **S: Fiyatlar nasıl faturalanır? ** Fiyatlar ABD doları üzerinden, KDV hariç ve aylık olarak gösterilir; faturalama yıllıktır, yıllık bedel aylık bedelin 12 katıdır. Kurulum ücreti yoktur. **S: Kullanıcı sayısı sınırı var mı? ** Yoktur. Pakette kullanıcı sayısı sınırlanmaz; sınır depolama alanıdır ve ihtiyaç arttığında ek alan alınır. Ücretsiz dosya taşıma ve uzman kurulum desteği pakete dahildir. **S: Depolama alanı ihtiyaç artınca genişletilebilir mi? ** Evet. İhtiyaç arttığında ek depolama alanı, aynı fiyattan istendiği kadar eklenir; yapay zekâ hakkı için de ek token paketleri vardır. Ayrıntılar Paketler sayfasındadır. **S: Mevcut dosyalarımızı nasıl taşırız? ** Klasörler sürükleyip bırakılarak taşınır; bir klasörün tamamı tek seferde, alt klasör yapısı korunarak yüklenir. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; aktarım sınır yüzünden yarıda kesilmez. ### Önce demoyu deneyin Kendi dosyalarınızla nasıl çalıştığını görün. Satın al Demoyu deneyin --- # Sık sorulan sorular Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/sss Açıklama: SmartFiles kurulumu, depo alanları, yetkilendirme, sürüm geçmişi, yapay zekâ ve paketler hakkında sık sorulan soruların yanıtları. Sık sorulan sorular ## Aklınızdaki sorular Kurulum, yetkiler, sürümler, yapay zekâ ve mobil. ### Genel ve satın alma **S: SmartFiles nedir? ** SmartFiles, kurum dosyalarını departman bazlı depo alanlarında toplayan kurumsal dosya yönetimi hizmetidir. Her dosyanın sürüm geçmişini saklar, erişim yetkisini depo alanı ve departman düzeyinde verir ve yüklenen belgeleri yapay zekâ ile kendiliğinden analiz eder. **S: SmartFiles'ı nasıl satın alırım? ** SmartFiles, Paketler sayfasındaki Satın al düğmesiyle Smart360 üzerinden alınır. Tek paket vardır; fiyat aylık gösterilir, yıllık faturalanır ve kurulum ücreti yoktur. Kurumsal ya da özel bir ihtiyaç için teklif isteyebilir, demoyu hemen deneyebilirsiniz. **S: Fiyatlar nasıl faturalanır? ** Fiyatlar ABD doları üzerinden, KDV hariç ve aylık olarak gösterilir; faturalama yıllıktır, yıllık bedel aylık bedelin 12 katıdır. Kurulum ücreti yoktur. **S: Kullanıcı sayısı sınırı var mı? ** Yoktur. Pakette kullanıcı sayısı sınırlanmaz; sınır depolama alanıdır ve ihtiyaç arttığında ek alan alınır. Ücretsiz dosya taşıma ve uzman kurulum desteği pakete dahildir. **S: Birden çok kurumumuz varsa kurumlar arasında nasıl geçilir? ** Aynı kişinin birden çok SmartFiles kurumunda hesabı varsa (ör. bir holdingin iki fabrikası), Hesabım menüsünün başındaki Kurumlarım bölümünden diğer kuruma tek tıkla geçilir; o kurumun paneli aynı sekmede yeni bir oturumla açılır. Adımlar Kurumlar arasında geçmek belgesindedir. **S: Onaylar imzalı alınabilir mi? ** Evet. Onay zinciri imzalı başlatılırsa her onaylayan adını ve soyadını yazarak onaylar; imza kaydı indirilebilir. **S: E-posta ile dosya gönderilebilir mi? ** Evet. Klasöre özel bir e-posta adresi oluşturulur; adrese gönderilen ekler klasöre kaydedilir. Bir mailin toplam boyutu en çok 50 MB'tır. **S: Kurulum için altyapı çalışması gerekiyor mu? ** Gerekmez. SmartFiles bulutta çalışır; kurumda kurulacak bir sunucu ya da bakımı üstlenilecek bir yazılım bulunmaz. Kurumsal hesap açılır, çalışanlar Smart360 panelinden eklenir ve depo alanları tanımlanır. Yeni bir departman için depo alanı eklemek birkaç dakikalık bir işlemdir. **S: Mevcut dosyalarımızı nasıl taşırız? ** Klasörler sürükleyip bırakılarak taşınır; bir klasörün tamamı tek seferde, alt klasör yapısı korunarak yüklenir. Depolama sınırı aşılacaksa yükleme başlamadan bildirilir; aktarım sınır yüzünden yarıda kesilmez. **S: Depolama alanı ihtiyaç artınca genişletilebilir mi? ** Evet. İhtiyaç arttığında ek depolama alanı, aynı fiyattan istendiği kadar eklenir; yapay zekâ hakkı için de ek token paketleri vardır. Ayrıntılar Paketler sayfasındadır. ### Depo alanları ve yetkiler **S: Depo alanı nedir? ** Depo alanı, kendi yetkileri olan en üst düzey çalışma alanıdır; Finans, İnsan Kaynakları ya da bir proje gibi. Klasörler alanın içinde açılır, erişim ise alanın kapısında verilir. Ayrıntı: departman bazlı dosya alanları. **S: Kimin hangi dosyayı görebildiğini nasıl görürüz? ** Kurum yöneticisi depo alanını seçtiğinde ekranda kurumdaki herkes ve sekiz bağımsız yetki sütunu görünür; ayrıca rapor almaya gerek kalmaz. Yetkiler kişiye ya da departmana verilir. Kurumdan çıkarılan kişinin geride kalan yetkileri kendiliğinden temizlenir. Ayrıntı: alan bazlı yetkilendirme. **S: Bir kişi dosya yükleyip silemeyecek biçimde yetkilendirilebilir mi? ** Evet. Sekiz yetkinin her biri ayrı açılıp kapanır: yazma açılır, silme kapalı bırakılır. Klasör çoğaltmak ya da ayrı bir paylaşım açmak gerekmez. **S: Görev atamak kişiye dosyayı açar mı? ** Görev atamak erişim vermez; atanan kişinin o alanda okuma yetkisi olmalıdır. Erişim yalnızca yetki matrisinden değişir. Bağlantılar, not akışı ve iç yazışma da aynı sınıra uyar. ### Dosyalar, sürümler ve önizleme **S: Yanlışlıkla silinen bir dosya geri gelir mi? ** Evet. Silinen dosya ve klasörler çöp kutusunda, kurumun belirlediği gün sayısı kadar (varsayılan 30 gün) bekler ve tek tıkla geri yüklenir. Aynı adla yüklenen dosya yeni sürüm olur, eskisi yerinde kalır. Ayrıntı: dosya sürüm geçmişi. **S: Kaç sürüm saklanır? ** Belge başına saklanacak sürüm sayısını kurum yöneticisi belirler (en çok 10, varsayılan 10). Tavan düşürülmeden önce kaç sürümün silineceği ve ne kadar yer açılacağı gösterilir. **S: Dosyalar indirmeden görüntülenebilir mi? ** Evet. PDF, metin ve kod dosyaları, CSV tabloları, görseller ve MP4/WebM videolar tarayıcıda açılır. Word, Excel ve PowerPoint belgeleri, kurum yöneticisi Office önizlemeyi etkinleştirdiğinde önizlenir; bu özellik belgeyi harici bir çevrim içi görüntüleyiciye gönderdiği için varsayılan olarak kapalıdır. Ayrıntı: dosya önizleme. **S: En büyük dosya boyutu nedir? ** Tek dosya için sınır 1 GB'tır. Daha büyük bir dosya seçildiğinde yükleme başlamadan bildirilir. **S: Dosyalar nasıl aranır? ** Arama kutusuna yazılan kelime dosya ve klasör adlarında ve belgelerin içinde aranır; içerikte geçen belgeler, kelimenin geçtiği cümleyle birlikte listelenir. Ayrıca bir belgeye ya da bir klasörün tamamına doğrudan soru sorulur ve yanıt belgelerin kendi metninden gelir. ### Yapay zekâ, e-posta ve mobil **S: Yapay zekâ hangi dosyaları okur? ** PDF, Word (docx), Excel (xlsx), metin, CSV, Markdown, JSON, log, YAML, INI ve conf dosyalarının metni okunur; PNG, JPG, GIF ve WebP görseller görüntü analiziyle değerlendirilir. Toplam 15 biçim desteklenir. Metin katmanı olmayan taranmış PDF'lerin ilk on sayfası da görüntü analiziyle okunur. **S: Yapay zekâ özelliğini kapatabilir miyiz? ** Evet. Ayarlar ekranından kurum genelinde kapatılır; ürünün geri kalanı etkilenmez. Açık olduğunda "Yapay zekâ" sekiz yetkiden biridir ve kişi kişi verilir. Aylık kullanım aynı ekrandan izlenir; hak dolduğunda yalnız analiz durur, dosyalara erişim sürer. **S: SmartMail ile nasıl birlikte çalışır? ** SmartFiles'taki dosyalar panelden çıkmadan SmartMail üzerinden gönderilir. İki ürüne aynı kimlikle girilir. Ayrıntı: e-posta eklerini arşivleme. **S: Telefondan kullanılabiliyor mu? ** Evet, iki yoldan: SmartFiles mobil uygulaması (Google Play ve App Store) ve telefonun tarayıcısında açılan panel. Mobil uygulamada depo alanları, dosya ızgarası, arama, etiketler, yapay zekâ özeti, sürüm geçmişi, görsel önizleme ve yükleme kuyruğu bulunur; birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur. Yetkiler cihazla değişmez. ### Sorunuz burada yok mu? Demo görüşmesinde ekran başında yanıtlayalım. Satın al Demoyu deneyin --- # İletişim Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/iletisim Açıklama: SmartFiles için demo hesabı isteyin ya da kurumsal ihtiyacınızı yazın; ürünü kendi senaryonuzla gösterelim. ## SmartFiles ekibiyle iletişim ve demo Form doldurulduğunda geri dönüş yapılır. Demo görüşmesinde ürünün çalışan hâli, ilgili kullanım senaryosu üzerinden birlikte incelenir. Ad Soyad * Ad alanı boş bırakılamaz. Şirket E-posta * Geçerli bir e-posta adresi girilmelidir. Telefon Konu Genel bilgi Kurumsal demo talebi Fiyatlandırma ve paketler Kurulum ve geçiş Teknik soru Destek talebi Hesap ve veri silme talebi Diğer Mesaj * 0/4000 Mesaj alanı boş bırakılamaz. Formda verdiğim bilgilerin, talebimin değerlendirilmesi amacıyla işlenmesini kabul ediyorum. Ayrıntı: KVKK Aydınlatma Metni. Devam etmek için onay gereklidir. Smart360 Security Bağlantınızın güvenliği doğrulanıyor. Bu birkaç saniye sürebilir. Bu adım, hesabınızı otomatik giriş denemelerine karşı korur. Gönder Bu form, otomatik gönderimlere karşı Smart360 Security ile korunmaktadır. --- # Destek Adres: https://dblinx.net/en/smartfiles/destek Açıklama: SmartFiles destek talebi, mobil uygulama sık sorulan soruları ve girişe gerek kalmadan hesap ve veri silme talebi. ## Destek ve hesap silme SmartFiles mobil uygulaması ve web paneliyle ilgili destek taleplerinizi, sık sorulan soruları ve hesap ve veri silme talebinin nasıl yapılacağını bu sayfada bulursunuz. ### Bize ulaşın Destek taleplerinizi iletişim formundan "Destek talebi" konusuyla iletebilirsiniz; size formda yazdığınız e-posta adresinden dönülür. Mesajınızda kurumunuzun adını ve sorunu kısaca yazmanız yeterli; mobil uygulamayla ilgiliyse telefonunuzun modelini ve uygulamanın sürümünü de ekleyin. Kurumunuzdaki SmartFiles hesaplarını kurumunuzun SmartFiles yöneticisi açar ve yönetir. Parola, depo alanı erişimi ya da yeni kullanıcı gibi talepler için önce kurum yöneticinize başvurmanız en hızlı yoldur. ### Mobil uygulama: sık sorulan sorular **S: Mobil uygulamaya nasıl giriş yapılır?** Uygulamaya web panelinde kullandığınız kurumsal hesapla giriş yapılır; panelde açık bir oturum varsa QR koduyla da girilebilir. Hesabınız yoksa kurumunuzun SmartFiles yöneticisi açar. Adım adım anlatım: ilk giriş ve QR ile giriş belgeleri. **S: Giriş yapamıyorum ya da oturumum düştü.** Kullanıcı adınızı ve parolanızı kontrol edin; parolanızı unuttuysanız kurum yöneticinizden sıfırlamasını isteyin. Oturum süresi dolduğunda uygulama yeniden giriş ister: yeniden giriş gerekli. **S: Bir depo alanı ya da dosya görünmüyor.** Alanlar kişiye ya da departmana verilen yetkiye göre görünür. Erişiminiz için kurum yöneticinize başvurun; ayrıntı: bir depo alanı ya da dosya görünmüyor. **S: Bildirim gelmiyor, ne yapmalıyım?** Telefonun ayarlarında SmartFiles için bildirim izninin açık olduğunu kontrol edin: bildirim izni. **S: Dosya yükleme yarıda kaldı.** Bağlantı koparsa yükleme hata olarak işaretlenir, bağlantı gelince yeniden başlatılır; boyut ve depolama sınırları için yükleme yarıda kaldı belgesine bakın. **S: Uygulama hangi izinleri ister?** Kamera yalnız belge taramak için, bildirim izni yalnız size haber vermek için kullanılır; dosya seçici yalnız sizin seçtiğiniz dosyalara erişir. Yetkiler cihazla değişmez, web panelindekiyle aynıdır. ### Hesap ve veri silme talebi SmartFiles hesabınızın ve ona bağlı verilerinizin silinmesini girişe gerek kalmadan isteyebilirsiniz: - İletişim formunu açın; konu "Hesap ve veri silme talebi" olarak seçili gelir. - E-posta alanına hesabınızla ilişkili e-posta adresini yazın ve mesajda kurumunuzun adını belirtin. Size bu adres üzerinden dönülür; bu, hesabın sahibi olduğunuzu doğrulamamızı sağlar. - Talebiniz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve size e-postayla bilgi verilir. Hesaplar kurumlar adına açıldığı için silme işlemi kurumunuzun SmartFiles yöneticisiyle birlikte yürütülür. Hesap silindiğinde ürün içerikleri kalıcı olarak silinir; yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar (örneğin fatura) yalnız ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılar gizlilik ve aydınlatma metninde yer alır.